Palkkatietojen ilmoittaminen muuttuu, kun tulorekisteri otetaan käyttöön vuoden 2019 alussa.

Tulorekisteri tunnetaan yhä melko huonosti ainakin osassa pienempiä yrityksiä. Tällainen tuntuma on Taloushallintoliiton henkilöstöhallinnon johtavalla asiantuntijalla Eija Männistöllä.

Viimeistään nyt on syytä perehtyä siihen, mitä muutos tarkoittaa.

– Jos yrittäjä ei ymmärrä muutosta, hän ei tiedä, mitä esimerkiksi palkkajärjestelmän toimittajalta pitäisi selvittää ja miksi, Männistö sanoo.

1. Mitä tulorekisteriin ilmoitetaan?

Sähköiseen tietokantaan tulorekisteriin ilmoitetaan jatkossa kaikki maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset, kuten matkakorvaukset, on ilmoitettava.

Vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista.

2. Keitä tulorekisteri koskee?

Tulorekisteri koskee työnantajayritysten lisäksi yksinyrittäjiä, jos ne maksavat palkkoja tai muita tuloja. Myös muun muassa kotitalouksien, yhdistysten ja säätiöiden on ilmoitettava palkanmaksusta.

Nykyisin työnantajat tai heidän valtuuttamansa taloushallinnon kumppanit ilmoittavat työntekijöiden palkkatietoja monelle eri viranomaiselle eri muodossa ja aikoina. Jatkossa tiedot keskitetään yhteen rekisteriin.

Tulorekisteri korvaa Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille annettavat palkkojen vuosi-ilmoitukset. Viimeiset vuosi-ilmoitukset annetaan nykymallilla vuoden 2018 aikana maksetuista palkoista.

3. Ilmoitus viiden päivän kuluessa

Maksajan pitää ilmoittaa tiedot tulorekisteriin pääsääntöisesti jokaisen maksun jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa. Tämä koskee myös esimerkiksi palkkaennakkoa ja matkalaskuja.

Luontoisedut on ilmoitettava ajanjaksolla, jolloin ne ovat työntekijän tai yrittäjän käytettävissä.

– Jos esimerkiksi autoetu muuttuu, tiedot on ilmoitettava palkanlaskentaan heti muutospäivästä alkaen, Männistö sanoo.

Mikäli yrittäjä ei nosta lainkaan rahapalkkaa, mutta hänellä on luontoisetuja, niistä on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin viimeistään seuraavan kuukauden viidentenä kalenteripäivänä. Samalla aikataululla on annettava kerran kuukaudessa tiedot työnantajan sairausvakuutusmaksusta ja siitä mahdollisesti tehdyistä vähennyksistä.

4. Muutoksia palkkajärjestelmiin

Yritykselle on vaivattominta, kun palkka- ja ansiotiedot siirtyvän automaattisesti sen käyttämästä palkkaohjelmasta tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta. Tämä vaatii muutoksia palkkajärjestelmään.

Omalta palkkaohjelman toimittajalta on syytä varmistaa, että millaiset päivitykset ohjelmaan tehdään. Muutokset on tehtävä ennen vuodenvaihdetta.

– Tulorekisterin varmenne eli niin sanottu tekninen rajapinta mahdollistaa tietojen siirtymisen palkkajärjestelmästä tulorekisteriin ilman erillistä valtuuttamista ja henkilökohtaista tunnistautumista. Se vähentää manuaalista työtä, Männistö sanoo.

Olennaista on myös selvittää, onko palkkaohjelmassa mahdollista toimittaa tiedot pakollisella vai täydentävien tietojen tavalla.

Myös nykyisin palkkaohjelmassa käytettävät palkkalajit on kohdennettava tulorekisterissä käytössä oleviin tulolajeihin.

Tietoja voi ilmoittaa tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa. Jotta oma taloushallinnon kumppani pystyy asioimaan palvelussa yrityksen puolesta, sille on annettava valtuudet tai jo olemassa olevat valtuudet täytyy päivittää.

Verohallinto suosittelee siirtymään ilmoittamisessa Suomi.fi-valtuutuksiin, mutta Katso-palvelun valtuutustakin voi käyttää vielä vuoden 2019 ajan.

5. Pakolliset ja täydentävät tiedot

Tulorekisteriin voi ilmoittaa palkanmaksun yhteydessä vain minimivaatimusten mukaiset pakolliset tiedot tai myös vapaaehtoiset tiedot. Pakolliset tiedot vastaavat Eija Männistön mukaan pitkälti eri vuosi-ilmoituksilla nykyisin ilmoitettavia tietoja.

Vapaaehtoisia eli niin sanottuja täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi ansaintajaksot, laajemmat poissaolotiedot ja rahapalkan perusteet eriteltynä.

– Jos työnantaja ilmoittaa vain pakolliset tiedot, esimerkiksi Kela ei saa kaikkea sitä tietoa, mitä se tarvitsee omissa päätöksissään, Männistö sanoo.

Mahdollisimman kattavien tietojen antamisessa on yritykselle se etu, ettei selvityksiä tarvitse tehdä enää jälkikäteen.

Jokaisella ilmoituskerralla voi päättää erikseen, ilmoitetaanko vain pakolliset vai myös täydentävät tiedot. Tietojen ilmoittamiseen liittyvät käytännöt on syytä sopia sekä yrityksen sisällä että oman taloushallinnon kumppanin kanssa.

6. Kaikki ilmoitukset sähköisesti

Palkkatiedot on ilmoitettava jatkossa sähköisesti. Tulorekisterin asiointipalvelu sopii Männistön mukaan esimerkiksi palkkoja manuaalisesti laskeville pienyrittäjille ja kotitalouksille.

– Heille palkanlaskentaan kätevä apu löytyy palkka.fi-ilmaisohjelmasta, josta ilmoitukset lähtevät tulorekisteriin automaattisesti, Männistö vinkkaa.

Paperilomakkeella tiedot voi ilmoittaa vain erityisestä syystä. Sellaisena voidaan pitää esimerkiksi kuolinpesää tai ulkomaalaista organisaatiota, jolla ei ole mahdollisuutta antaa tietoja sähköisesti.

7. Myöhästymisestä sanktioita

Ilmoitusten myöhästymisestä ja ilmoittamisvelvollisuuden laiminlyönnistä on seurauksena sanktioita.

Jos pakollisia tietoja ilmoitetaan myöhässä, Verohallinto voi määrätä yritykselle myöhästymismaksua. Vuosi 2019 on kuitenkin siirtymäaikaa, jolloin verottaja perii myöhästymismaksua vain, jos laiminlyönti johtuu ilmeisestä piittaamattomuudesta.

Lue lisää uutisia >

banner