Mikä rekisteriseloste on, mitä tietoja siitä ilmenee sekä missä siihen voi tutustua?

Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Siitä ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Selosteesta ilmenee myös, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet.

Samaan henkilörekisteriin luetaan kuuluviksi kaikki ne tiedot, joita käytetään samassa käyttötarkoituksessa. Samaan rekisteriin voi kuulua automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltäviä tietoja sekä esimerkiksi paperisella lomakkeella olevia tietoja, jos näitä kaikkia tietoja käytetään rekisterinpitäjälle kuuluvan saman tehtävän hoitamisessa.

Rekisteriseloste tulee pitää jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa. Jos rekisterinpitäjällä on useita toimipaikkoja, seloste on pidettävä nähtävillä kaikissa toimipaikoissa. Jos palvelua käytetään tietoverkossa, rekisteriseloste tulee liittää verkkopalvelun yhteyteen.

Halutessasi voit esittää pyynnön rekisterinpitäjän edustajalle saada nähtäväksesi rekisterinpitäjän laatimat rekisteriselosteet. Jos et saa selostetta nähtäväksesi, voit kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen.

Saako rekisteriselosteen tietoja muuttaa?

Rekisteriseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan jne.

Jos rekisterinpitäjä muuttaa suorittamaansa henkilötietojen käsittelyä, tulee sen myös täydentää tai päivittää rekisteriseloste tätä muutosta vastaavaksi. Rekisterinpitäjän on huolehdittava laatimansa selosteen ajantasaisuudesta ja siitä, että se antaa todenmukaisen kuvan henkilötietojen käsittelystä. Myös rekisterinpitäjän yhteystietoja ja yhteyshenkilöitä koskeva informaatio täytyy pitää ajan tasalla.

Rekisteriselosteen muuttaminen tai täydentäminen ei luo rekisterinpitäjälle oikeuksia henkilötietojen käsittelyyn. Tämä tarkoittaa esim. sitä, ettei rekisterinpitäjä saa laajentaa tietojen käyttötarkoituksia tai luovuttaa tietoja pelkästään sillä perusteella, että asiasta kerrotaan rekisteriselosteessa.

Ennen kuin rekisterinpitäjä tekee muutoksia henkilötietojen käsittelyyn, sen tulee arvioida, millä edellytyksin suunnitellut muutokset ovat mahdollisia. Onko niihin tarpeen pyytää rekisteröityjen henkilöiden suostumus vai riittääkö, että heille kerrotaan muutoksista etukäteen? Tietosuojavaltuutetun toimistolta voi tarvittaessa kysyä ohjausta näissä asioissa.

Rekisteriselosteen laatimisvelvollisuudesta ja sisällöstä säädetään henkilötietolain (523/1999) 10 §:ssä. Tietosuojavaltuutetun toimistolla on mallilomake, jota voi hyödyntää rekisteriselostetta tehtäessä.

Rekisterinpitäjä

Hube Helsinki Oy

Töölönkatu 51

FI-00250 Helsinki

Rekisteriasiat

Yhteyshenkilö: Kimmo Koivikko

kimmo.koivikko@hubehelsinki.com

puh. 040-507 2762

Rekisterin nimi

Y-Studion klubi- ja uutiskirjerekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavasti: asiakassuhteen hoitaminen, palvelun toteuttaminen, asiakastapahtumien varmentaminen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen, asiakasviestintä, profilointi, väärinkäytösten ehkäisy, markkinointi, analysointi ja tilastointi, mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset. Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän valikoimien yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaista:

Nimi

Sähköpostiosoite

Matkapuhelinnumero

Yritys ja asema

Yrityksen osoitetiedot

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää Y-Studion uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tiedot ja Klubiin rekisteröityneiden tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan pyynnöstä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja ne on suojattu salasanoin ja palomuurein. Tietokantoihin pääseminen on rajattu vain välttämättömille henkilöille.

 

Liity Klubiin!

Liity Y-Studion Klubiin ja pääset yrittäjien sisäpiiriin. Saat täysin ilmaiseksi rahanarvoisia hyötyjä, jotka auttavat sinua kehittymään yrittäjänä.

Pssst...!

Täytäthän loputkin tietosi, niin voimme palvella sinua paremmin sekä tarjota sinulle parempaa sisältoä.