Ekonomi

Budgeten får innehålla en lämplig mängd optimism
Ari Lahdenkauppi

Budgeten får innehålla en lämplig mängd optimism

En bra budget är realistisk men utmanande och skapar ett bra arbetsklimat som motiverar alla att jobba för den gemensamma målsättningen.

| |

En budget kan vara mycket mer än ett planeringsverktyg som används för att skapa sig en uppfattning om varifrån pengarna kommer och vad de används för. I bästa fall är det en motivationskälla, sporre, motor och väsentlig del av ekonomistyrningen.

– General Eisenhower har träffsäkert sagt att en plan är ingenting, men planering är oersättligt. Det här gäller också planeringen av en budget, säger Ari Lahdenkauppi som är chef på Ekonomiadministrationsförbundet.

En bra budget ska vara utmanande men möjlig att uppnå. Då uppmuntrar den arbetsgemenskapen att jobba för och binda sig till de gemensamma målsättningarna.

– Budgeten får och bör innehålla optimism och ambitioner som siktar på tillväxt. Å andra sidan kan en utopistisk budget vara skadlig för arbetsmoralen, påminner Lahdenkauppi.

Han minns ett fall då företaget räknade med kraftig tillväxt just före en recession. Resultatet rasade och budgeten blev nästan ett skämt som verkligen inte kunde motivera arbetstagarna.

Lahdenkauppi påminner att en alltför realistisk budget också har en passiverande inverkan. Då når man målsättningarna lite för lätt.

 

Företagaren vet bäst själv

I stora företag hjälper ekonomiavdelningen till när ledningen gör upp en budget. I små företag rekommenderar Lahdenkauppi att man vänder sig till sin bokförare eller en konsult som specialiserat sig på uträkningar.

– En bokförare kan inte göra upp en budget men kan vara till hjälp och stöd. Det är svårt att tänka sig att någon annan än företagaren själv skulle ha en bättre uppfattning om firmans läge.

Lahdenkauppi tillägger att man som ägare själv måste ha koll på ekonomiärenden. Till exempel: ska den sålda produkten eller tjänsten ha moms eller ej?

Budgeten kan formuleras fritt. Traditionella kalkylverktyg används fortfarande flitigt fastän det finns nyare att tillgå. På nätet finns också färdiga kalkylark helt gratis.

– Jag har sett organisationer på tusen personer där Excel fungerar hur bra som helst, säger Lahdenkauppi.

Budgeten borde formuleras på ett sätt som gör att den är lätt att följa upp med hjälp av resultaträkningar. I de flesta bokföringsprogram kan man mata in siffrorna och hålla koll på läget.

En månad är en lämplig intervall för uppföljningen. Det är tråkigt om budgeten inte håller, men så går det ibland. Då gäller det att vidta åtgärder och inte endast ändra siffrorna.

En rullande budget lever konstant

Som ny företagare måste man göra upp sin första budget när man ansöker om startpeng eller lån till verksamheten. Budgeteringens betydelse minskar inte med åren, snarare tvärtom.

Flera startups och nya teknologibolag använder sig av en rullande budget. Branschen och marknaden kan ändras snabbt så de fyller i och uppdaterar budgeten när behov uppstår, till exempel fyra gånger om året.

Vanligtvis gör man upp en budget för ett år. För de flesta bolag är räkenskapsperioden ett kalenderår, men perioden kan påbörjas när som helst under året.

Ju större bolag, desto nödvändigare är det att göra upp delbudgetar. I dem kan man spjälka upp bland annat marknadsföring, annonsering och fasta kostnader.

I små och medelstora företag finns alla utgifter, investeringar och inkomster oftast inskrivna i huvudbudgeten. En kassabudget är ett bra tillskott. Med hjälp av den kan man lätt se till det finns tillräckligt med pengar i kassan för att täcka löpande kostnader.

Enligt Lahdenkauppi är det viktigt att företag i sin budget strävar efter ett bättre resultat och större rörelsevinst fastän de första åren skulle gå på minus.

– Man måste åtminstone ha en vision om hur affärsverksamheten ska börja generera vinst.

Budgetera också balansen

Balansen bör enligt Lahdenkauppi synas noga i budgeteringen. I budgeten borde man få med centrala siffror gällande lönsamhet, betalningsfärdighet och soliditet. Enligt honom blir en budget som endast baserar sig på resultaträkningen lite ofärdig.

– Företagen borde också planera in investeringar och amorteringstider för dem, dividender samt se till att pengarna räcker till.

Enligt Lahdenkauppi passar budgetering av balansen för alla företag och är inte ens så svårt, fastän det finns väldigt få högklassiga appar för det.

– Det handlar främst om enkla plus- och minusuträkningar som man kan lära sig att göra helt själv.