Ekonomi

Tänk på betalningsvillkoret: Över 30 dagar kräver redan åtgärder
Väl valda betalningsvillkor tryggar företagets ekonomi och ger kunderna tillräckligt med tid för att betala räkningen.

Tänk på betalningsvillkoret: Över 30 dagar kräver redan åtgärder

Ändamålsenliga betalningsvillkor är en förutsättning för företag, påminner företagsrådgivare Teemu Vähätalo.

| |

Om små och medelstora företag måste vänta länge på försäljningsfordringar kan ekonomin snabbt gå på minus. Som värst kan det leda till en skuldspiral eller till och med konkurs. Situationen är svårare ju mindre företaget är, det säger företagsrådgivare Teemu Vähätalo från bokföringsbyrån Mediatili.

Vähätalos observation får stöd av en enkät som Företagarna i Finland gjorde under hösten 2018. Ur den framgår att i bolag med under tio personer var 45 procent tvungna att vänta på sina pengar i mer än 30 dygn. De långa betalningstiderna hade orsakat ekonomiska olägenheter för 31 procent av företagen. Över tusen företagare svarade på enkäten.

För att hitta ett lämpligt betalningsvillkor måste man väga fördelar mot nackdelar samt arbetsbelastningen som villkoren orsakar, råder Vähätalo. Speciellt företagets och kundernas verksamhetsområde kan påverka beslutet.

– Välj ett betalningsvillkor och håll fast vid det. Det underlättar arbetet i små och medelstora företag och skapar inte förvirring, säger Vähätalo.

7 dagars betalningsvillkor kräver tydliga spelregler

För försäljningsfakturor lönar det sig att eftersträva en kort betalningstid så att kassaflödet hålls i balans.

–  Då är kassan lättare att hantera. Dessutom kommer pengarna från tjänsten eller produkten snabbt in till företaget.

En kort betalningstid kan ändå kännas orimligt förhastad för mottagaren. Om man skickar fakturan per post kan det till och med hända att fakturan inte kommer fram på sju dagar.

– I flera företag måste fakturan bollas via flera olika personer. Dessutom kan det ta tid när fakturan ska gå från godkännaren till bokföraren.

Det lönar sig också att tänka på sju dagars betalningsvillkor ur kundens perspektiv: betjänar en så här kort betalningstid både företagaren och kundförhållandet?

Kom skriftligen överens om betalningsvillkoren och motivera varför betalningstiden är så kort.

– Sju dagars betalningsvillkor är klokt om det finns tydliga motiveringar för det och affärsförhållandet är vedertaget.

10 eller 14 dagars betalningsvillkor ger mer reaktionstid

De vanligaste betalningsvillkoren är antingen 10 eller 14 dygn. I dessa fall drar det inte ut på tiden att få pengarna. De här alternativen ger också möjlighet för kunden att reagera.

I handel mellan företag kan betalningsvillkoret oftast inte vara kortare än 14 dygn.

Fastän kunden skulle betala fakturan på förfallodagen kan det ta ett par dagar innan pengarna syns på kontot. Enligt Vähätalo är det här problematiskt, men hans råd är att det lönar sig att vänta några dagar med betalningspåminnelsen.

– Det här sparar tid och möda för företagaren. Det lönar sig ändå att hålla fast vid dröjsmålsräntan och skicka en ny faktura efter några dagar.

Betalningsvillkor och dröjsmålsränta bör alltid stå med på den ursprungliga fakturan, så att man vid behov kan ta hand om indrivningen.

Vähätalo uppmanar företagare att skicka fakturorna direkt, inte panta på dem. Det lönar sig att kontrollera kassaflödet varje månad.

Om betalningsvillkoret har en negativ inverkan på företagets ekonomi lönar det sig att göra ändringar som gynnar affärsverksamheten.

30 dagars betalningsvillkor förutsätter planering

Enligt en lagändring från år 2015 får betalningsvillkoret i handel mellan företag inte överskrida 30 dagar. Längre betalningsvillkor än så kräver ett godkännande från bägge parter.

Vähätalo rekommenderar att undvika betalningsvillkor på över 30 dagar. Om ett litet företag skriver ett avtal med ett storföretag brukar man få vänta 30 dagar eller längre på pengarna. Ju större företag eller beställning det handlar om, desto lättare kan kunden styra över betalningsvillkorets längd.

Till exempel storföretag inom skogs- och byggindustrin föredrar 45 och 60 dagars betalningsvillkor – i vissa fall till och med längre. I sådana fall kan ett litet företag vara tvunget att ta ett externt lån eller vända sig till ett finansbolag.

Om betalningsvillkoren är långa och det rör sig mycket pengar i projekten lönar det sig att komma överens om delbetalningar.

– Det är bra att reda ut om man kan få en del av summan på förhand, alltså före tjänsten eller produkten levereras, säger Vähätalo.

Före ett bolag går med på så långa betalningsvillkor måste man göra kalkyler – klarar man sig så länge utan pengarna?

I handel mellan två företag bör försäljaren ta reda på kundens likviditet, kreditvärdighet samt betalningsbeteende.

– Utöver det lönar det sig att bekanta sig med hur mycket eget kapital företaget har samt hur balansräkningen ser ut, fortsätter Vähätalo.

Om kundens situation ser osäker ut lönar det sig att fundera på om man alls ska skriva på kontraktet. I värsta fall måste obetalda fakturor skrivas som kreditförluster.