Lag och avtal

Ska du rekrytera? 9 tips för arbetsavtal
Reima Raappana, vd vid advokatbyrå Ferenda, råder arbetsgivare att vända sig till en insatt advokat i frågor om arbetsavtal – både när man ska skriva eller avsluta ett avtal.

Ska du rekrytera? 9 tips för arbetsavtal

Den allmänna rekommendationen lyder: gör skriftliga arbetsavtal. Kom så tydligt som möjligt överens om villkoren för arbetsförhållandet.

| |

Ett arbetsavtal träder i kraft senast när arbetet börjar. Det lönar sig ändå att komma överens om arbetet, lönen och andra villkor för arbetsförhållandet redan innan arbetet inleds.

Fastän ett muntligt kontrakt är lika bindande som ett skriftligt lönar det sig att göra ett skriftligt arbetsavtal. Advokat och vd Reima Raappana från advokatbyrå Ferenda påpekar att arbetsgivaren ändå enligt lagen har en skyldighet att skriftligen informera arbetstagaren om arbetsförhållandets centrala villkor.

Avtalet grundar sig på lagar relaterade till arbete som alla arbetsgivare har en skyldighet att följa. Arbetsavtalslagen fungerar som ett skydd för arbetstagarna och är tvingande till sin natur.

Vi listar 9 saker som är bra att beakta när man skriver ett arbetsavtal.

1. Kollektivavtal

Ska ett kollektivavtal tillämpas? Kollektivavtalet innehåller på förhand överenskomna villkor för branschen gällande bland annat lön, arbetstider och semestrar.

I de fall som arbetsgivaren hör till en arbetsgivarorganisation bör man följa det kollektivavtal som arbetsgivarorganisationen varit avtalspart i. I annat fall bör arbetsgivaren följa allmänt bindande kollektivavtal som finns för branschen.

Man kan inte förhandla om sämre villkor för arbetstagaren än vad kollektivavtalet tillåter. Enligt arbetstidslagen kan man till exempel inte komma överens om att arbetstagaren inte får någon ersättning för övertidsarbete.

En arbetstagare kan retroaktivt, i fem års tid, kräva ersättning för felbetalda löner, såsom övertidsersättning.

2. Arbetsavtalets längd

Ett arbetsavtal gäller tills vidare om man inte kommit överens om något annat.

Man måste alltid skilt komma överens om visstidsanställningar och arbetsgivaren måste ha en bra motivering för det. Det kan till exempel handla om ett vikariat eller säsongarbete. Arbetstagarens eget initiativ fungerar också som motivering.

Raappana påminner om att en visstidsanställning automatiskt inte är ett säkrare alternativ för arbetsgivaren.

– Om man är tvungen att avsluta ett två-årigt projekt mitt i, måste den anställda arbetstagaren få lön tills visstidsanställningen utgår, fastän det inte skulle finnas arbete. Om arbetsavtalet gäller tills vidare skulle det uppstå både ekonomiska och produktionsmässiga skäl att säga upp personen.

3. Prövotid

Man måste inte komma överens om en prövotid, men det lönar sig i de flesta fall. Man måste uttryckligen komma överens om prövotid också i de fall där den finns inskriven i kollektivavtalet.

Prövotiden får vara maximalt sex månader från anställningens start. I visstidsanställningar på under ett år får prövotiden vara högst hälften av arbetsavtalets längd.

4. Arbetsuppgifter och arbetsplats

Definiera arbetstagarens huvudsakliga arbetsuppgifter.

Kom också överens om var arbetstagaren ska utföra arbetet. Det kan vara ett visst kontor eller en ort. Arbetsplatsen påverkar också hur resekostnader ersätts samt om arbetstagaren reser under avlönad arbetstid.

– I de fall när man kommit överens om att arbetsplatsen finns på ett visst kontor och man åker till ett annat ställe för att jobba brukar restiden räknas som arbetstid, säger Raappana.

Hans råd är att det hellre lönar sig att ha en lös överenskommelse om arbetsuppgifterna och arbetsplatsen i stället för en för strikt överenskommelse. Då har arbetsgivaren mer spelrum för ändringar i enlighet med arbetsledningsrätten.

5. Arbetstid

Kom överens om arbetsförhållandet gäller på heltid eller deltid. Enligt arbetstidslagen innebär regelbundna arbetstider högst 8 timmar per dygn och 40 timmar i veckan.

Ett deltidskontrakt kan innebära att arbetstiden växlar om man kommit överens om flextid, till exempel 0–30 timmar i veckan. Sådana här avtal får arbetsgivaren initiera endast i de fall som behovet för arbetskraft verkligen växlar.

6. Lön

Skriv ut lönen och vad den baserar sig på.

Man kan inte betala en lägre minimilön än vad kollektivavtalet förutsätter. I de fall som inget kollektivavtal tillämpas baserar sig lönen på arbetsavtalet. Lagen förpliktar arbetsgivaren att betala en skälig lön till arbetstagaren.

7. Uppsägningstid

Man kan komma överens om uppsägningstiden inom ramarna för lagen och kollektivavtalet. Arbetsgivarens uppsägningstid kan vara längre än arbetstagarens, men det kan inte vara tvärtom.

Reima Raappanas råd är att se över det här från fall till fall. Vad är en tillräcklig uppsägningstid då en arbetstagare säger upp sig? Det här påverkas antagligen av personens arbetsbeskrivning och strategiska betydelse för företaget.

Till exempel anställda som har jobbat under fem år på företaget har en uppsägningstid på endast 14 dagar.

Å andra sidan lönar det sig inte att ha onödigt långa uppsägningstider. Som längst kan uppsägningstiden vara sex månader.

8. Konkurrensförbud och sekretess

I vissa fall, beroende på arbetsuppgifter och arbetstagarens ställning, kan det vara motiverat att skriva avtal kring konkurrensförbud och sekretess för en viss period efter att arbetsförhållandet avslutas.

Raappana poängterar att ett konkurrensförbud förutsätter vägande skäl. Det kan vara svårt att motivera det för ”vanliga” anställda. Under själva arbetsförhållandet baserar sig förbudet på lagen.

Om man skriver avtal för konkurrensförbud lönar det sig att vara så noggrann och ändamålsenlig som möjligt gällande restriktionerna.

9. Ändringar i arbetsavtalet

Arbetsavtalet kan inte ändras på arbetsgivarens initiativ ifall arbetsgivaren inte har en uppsägningsgrund. I de fall som det finns en grund kan arbetsgivaren till exempel sänka lönen. En lägre lön kan ändå utbetalas först efter den förmodade uppsägningstiden.

Raappana ser det som ett lindrigare alternativ till uppsägning: arbetet kan fortsätta, men med en lägre lön.

Fakta

Viktigt att veta om arbetsavtal

Formuleringarna i ett arbetsavtal är fria. Följande information är ändå bra att ha med:

  • Parterna för arbetsavtalet
  • Tidpunkt för när arbetet och arbetsförhållandet inleds
  • Ett avtal som gäller tills vidare eller en viss tid?
    • Motivering för visstidsanställning samt när avtalet utgår
  • Prövotid och dess längd
  • Arbetsplats (var arbetet utförs)
  • Huvudsakliga arbetsuppgifter
  • Kollektivavtal som tillämpas för arbetet
  • Grunder för lön och andra ersättningar, löneperiod och lönedag
  • Regelbunden arbetstid
  • Grunder för semester
  • Uppsägningstid och hur uppsägningen avgörs