Pidä bisnes pyörimässä

1) Miten olet huolehtinut tiedostojen varmuuskopioinnista ja tiedostojen palauttamisesta?*

A: Yrityksen kaikista tiedostoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot, ja ne voi palauttaa.
B: Yrityksen tärkeimmistä tiedostoista otetaan tarvittaessa varmuuskopiot.
C: Tiedostot ovat jokaisen työntekijän omilla tietokoneilla.

iTietokoneen, kovalevyn tai palvelimen rikkoutuessa tiedostot eivät saa kadota. Varmuuskopiot voi tehdä itse tai kopioinnin voi ostaa esimerkiksi pilvipalveluna.

2) Miten olet varautunut tietojärjestelmien toimintakatkoksiin?*

A: Poikkeustilanteita varten on määritelty vastuut ja vaihtoehtoiset toimintatavat.
B: Poikkeustilanteissa käytetään ilmaispalveluja kuten sähköposteja.
C: Poikkeusjärjestelyihin ei ole varauduttu.

iYrittäjän pitää tunnistaa järjestelmät ja tiedot, joka ovat kriittisiä yrityksen jatkuvuuden kannalta. Yrittäjän on varmistettava, että toiminta ei keskeydy.

3) Onko yrityksesi kaikki kriittiset tuotantoon tai palvelukuvaukseen liittyvät asiat dokumentoitu?*

A: Kaikki on dokumentoitu ja ne ovat helposti jaettavassa muodossa.
B: Kaikkia kriittisiä toimintoja ei ole dokumentoitu.
C: Suuri osa tiedosta on yrittäjän tai henkilöstön päässä.

iKehitys, tuotanto, myynti ja tiedon siirtäminen vaikeutuvat huomattavasti, jos dokumentointia ei ole. Lisäksi ulkoistaminen on käytännössä mahdotonta. Dokumentointi vaikuttaa suoraan yrityksen arvoon.

4) Miten varmistat käytössä olevien koneiden ja laitteiden toiminnan?*

A: Kaikkien koneiden ja laitteiden tuki, huolto sekä kunnossapito on varmistettu sopimuksin.
B: Aivan kaikkien koneiden ja laitteiden toimintaa ei ole varmistettu.
C: Jos joku menee rikki, hankimme uudet laitteet.

iTuki, huolto ja kunnossapito on syytä varmistaa sopimuksin. Laitteiden rikkoutuminen voi johtaa pahoihin ongelmiin, jos toiminta keskeytyy tai tiedot häviävät.

5) Miten kriittisen kumppanin tai alihankkijoiden ongelmiin on varauduttu?*

A: Toiminnan vastuista ja poikkeustilanteiden hoidosta on sovittu kirjallisin sopimuksin kumppanien, alihankkijoiden ja asiakkaiden kanssa.
B: Meillä on vaihtoehtoja käytössä, jos kumppani tai alihankkija joutuu vaikeuksiin.
C: Ongelmien ilmaantuessa otamme yhteyttä kumppaniin tai alihankkijaan.

iKumppanien tai alihankkijoiden toiminnan keskeytys on iso riski, johon pitää varautua ennakoivasti. Yhteistyökumppanin taustat on hyvä tarkastaa. Kriittinen kumppani on esimerkiksi it-yritys.

6) Miten olet varautunut tilanteeseen, jossa joudut itse tai avainhenkilösi joutuu tapaturmaan?*

A: Toiminnan keskeytymiseen on varauduttu vakuutuksin. Toiminnan voi tarvittaessa myös siirtää yrityksen sisällä tai toiselle kumppanille.
B: Osalle kriittisistä toiminnoista on tehty järjestelyt poikkeustilanteita varten.
C: Järjestelyt tehdään siinä vaiheessa, jos jotain sattuu.

iTyötapaturmat ovat yleisimmin toteutuvia vahinkoriskejä. Yli 5 000 yrittäjää joutuu työtapaturmaan vuosittain. Pahimmillaan yksi tapaturma johtaa toiminnan keskeytymiseen.

7) Miten toimit tilanteessa, jossa yrityksessäsi on tapahtunut iso vahinko eikä tilojen käyttäminen onnistu?*

A: Meillä on kirjalliset toimenpidesuunnitelmat vahinkotilanteisiin. Kaikki toiminnot eivät ole sidottu yhteen paikkaan.
B: Osa toiminnasta jatkuu, osa keskeytyy ison vahingon sattuessa.
C: Iso vahinko käytännössä keskeyttää toiminnan.

iYksi vakava vahinko halvaannuttaa yrityksen, jos kaikki toiminta on sidottu yhteen tilaan. Miten varaudut esimerkiksi vesivahinkoon tai tulipaloon?

8) Kuinka riippuvainen olet yhdestä suuresta asiakkaasta?*

A: Yrityksessä on tehty laskelmat, kuinka paljon liikevaihdosta voi maksimissaan tulla yhdeltä asiakkaalta.
B: Sopimuksessamme on niin pitkät irtisanomisajat, että asiakkuuden loppumiseen jää aina reagointiaikaa.
C: Riskit kuuluvat liiketoimintaan - kaikkeen ei voi varautua.

iRiippuvuus yhdestä suuresta asiakkaasta on iso riski yritykselle. Asiakassuhteen katkeaminen vaatii välittömästi toiminnan sopeuttamista kannattavuuden turvaamiseksi.

9) Onko avainosaaminen yhden henkilön varassa?*

A: Kyllä.
B: Ei, mutta dokumentoinnissa on puutteita.
C: Kaikki tärkeä tieto on dokumentoituna ja siirrettävissä eteenpäin.

iYksinyrittäjillä ja pienissä työllistävissä yrityksissä henkilöriskit korostuvat. Avainosaaminen on usein yhden henkilön varassa ja vastuualueet kasautuvat.

10) Miten olet varmistanut, että kaikki tieto jää yritykseen?*

A: Kaikki kriittiset asiakas- ja prosessitiedot ovat ajan tasalla ja dokumentoituna.
B: Kriittinen tieto on yrittäjän hallussa, mutta ei dokumentoituna.
C: Varmistuksia ei ole tehty.

iAsiakkuudet, erilaiset rekisterit ja osaaminen muodostavat ison osan yrityksen arvosta. Se tieto pitää jäädä yritykseen.