Viime aikoina on puhuttu paljon EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta, mutta se ei ole suinkaan ainoa tulossa oleva iso muutos. Toinen sellainen on vuoden 2019 alussa käyttöön tuleva tulorekisteri.

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, johon ilmoitetaan alkuvaiheessa kaikki palkkatiedot, työkorvaukset ja verottomat matkakustannusten korvaukset. Toisessa vaiheessa vuonna 2020 sinne aletaan ilmoittaa myös maksetut eläkkeet ja etuustiedot.

Tulorekisteri koskee kaikkia: työnantajia, yhdistyksiä ja myös kotitalouksia, kun ne maksavat palkkaa esimerkiksi remonttimiehelle. Iso muutos on, että maksajan pitää tehdä tulorekisteriin ilmoitus jokaisen palkan, palkkaennakon tai matkalaskun maksamisen jälkeen. Tiedot täytyy toimittaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksusta.

Tulorekisterin tarkoitus on helpottaa ilmoittamisen tuskaa käyttöönoton aiheuttaman työn jälkeen. Jatkossa yritysten ei tarvitse enää ilmoittaa tulotietoja erikseen monelle eri viranomaiselle. Kela, työeläkeyhtiöt, työttömyysvakuutusrahasto ja verottaja saavat ne suoraan tulorekisteristä jo ensi vuodesta alkaen. Laaja joukko tiedon käyttäjiä liittyy mukaan vuonna 2020. Eri tahot eivät saa tietoja käyttöönsä sen laajemmin kuin nykyisinkään.

Tulonsaajat voivat jatkossa tarkastella omia tulotietojaan reaaliaikaisesti sähköisessä palvelussa. Enää ei siis tarvitse odottaa koko vuoden tulot summaavaa veroehdotusta. Samalla esimerkiksi sairauspäivärahaa tai asumistukea hakevien päätösten saaminen voi nopeutua, jos työnantajat ilmoittavat pakollisten tietojen lisäksi täydentäviä tietoja muun muassa työsuhteesta ja ansainta-ajoista.

Muutokseen on hyvä alkaa valmistautua jo nyt. Yrityksen on varmistettava omalta palkkajärjestelmän toimittajalta, että se tekee järjestelmään tarvittavat ohjelmistopäivitykset syksyn aikana.

Uusi tunnistautumistapa tulorekisterin varmenne on kätevin tapa tietojen ilmoittamiseen. Yritykset voivat hakea varmenteen hyvissä ajoin, se onnistunee loppukesästä lähtien. Varmenne viedään palkka- tai matkalaskuohjelmaan, ja sen avulla ohjelma toimittaa tiedot maksuista automaattisesti tulorekisteriin.

Jos yritys on ulkoistanut palkanlaskennan, tilitoimisto voi ilmoittaa samalla varmenteella kaikkien niiden asiakkaidensa tiedot, joiden kanssa on tehnyt ilmoittamisesta toimeksiantosopimuksen.

Tulotietoja voi ilmoittaa myös palkkaohjelmasta ladattavalla tiedostolla tai manuaalisesti verkkolomakkeella. Näissä vaihtoehdoissa ilmoittajalta vaaditaan henkilökohtainen suomi.fi-valtuutus.

Tällä hetkellä tulorekisteriä työstetään ohjelmistotaloissa. Töitä on tiedossa myös palkanlaskennassa, jossa on varmistettava, että ohjaustiedot on määritelty oikein vuoden vaihteeseen mennessä. Suuri osa niistä on varmasti jo määritelty ohjelmistotaloilta tulevissa päivityksissä. Silti vastuu ilmoitusten oikeudellisuudesta on maksajalla eli tietojen ilmoittajalla – siis muun muassa työnantajana toimivilla yrityksillä.

Jos tiedot jättää ilmoittamatta tai ei tarkoituksella ilmoita niitä niin kuin pitää, tiedossa on sanktioita. Tulorekisteri on yksinkertaisesti pakko ottaa haltuun.

Kirjoittaja Eija Männistö on Taloushallintoliiton palkka- ja henkilöstöhallinnon johtava asiantuntija.

Lue lisää uutisia >

banner