Laki ja sopimukset

Huolettomasti tehty sopimus ajaa ongelmiin

Huolettomasti tehty sopimus ajaa ongelmiin

Suomen Sopimustiedon perustaja Marko Teppo keksi, miten helpottaa yritysten tekemiä sopimuksia.

|

Huolettomasti tehdyt sopimukset aiheuttavat ongelmia monessa yrityksessä. Käytäntö sopimusten tekemiseen on kirjava, sillä jo suullinen sopimus tai esimerkiksi Whatsapp-viestiketju voidaan lain mukaan tulkita päteväksi sopimukseksi.

Suomen Sopimustiedon perustaneen Marko Tepon mielestä sopimusten tekeminen kirjallisesti on tärkeää, jotta sopimus ja sen sisältö voidaan todentaa jälkikäteen.

– Yllättävän usein esimerkiksi työsopimuksia ei tehdä kirjalliseen muotoon. Tällaisia tapauksia tulee vastaan jopa sellaisissa yrityksissä, joiden liikevaihto on kymmeniä miljoonia euroja. Yrittäjillä on halu toimia oikein, muttei työkaluja siihen. Jos sopimus on tehty vain suullisesti, eri osapuolilla saattaa olla hyvinkin eri käsitys siitä, mistä todellisuudessa on sovittu.

Tepon mukaan syy yritysten kirjavaan sopimuskäytäntöön johtuu usein siitä, että yrittäjät ovat ylikuormitettuja ja keskittyvät täysin omaan ydinliiketoimintaansa. Moni kokee kirjallisten sopimusten teon epäkiinnostavana ja vaivalloisena.

– Pienille yrityksille ei ole ollut tarjolla sopimusten tekemiseen edullisia ja helppoja palveluita. Yrittäjät jäävät asian kanssa yksin, sillä lakiasiantoimistoilla ei välttämättä ole asiantuntijuutta yritystoiminnan sopimuksiin ja tilitoimistot hoitavat pääasiassa taloushallintoa.

Vältä riitoja

Alkujaan poliisina ja sittemmin juristina ja varatuomarina työskennellyt Teppo on törmännyt uransa aikana lukuisiin yrityksiin, joissa sopimukset on hoidettu huonosti. Turhautuminen heikosti laadittuihin sopimuksiin ajoi kehittämään viime vuonna perustetun sopimustieto.fi -verkkopalvelun.

– Tuomioistuimessa näin paljon yritysten välisiä riitoja. Huomasin, että riidan olisi monesti voinut välttää sisällöltään yksinkertaisella sopimuksella. Yksittäinen riita saattaa maksaa yrittäjälle kymmeniä tuhansia euroja.

Suomen Sopimustieto tarjoaa yrityksille ja yksityishenkilöille sähköisen palvelun, jossa asiakas voi palveluun koodatun sopimuskoneen avulla laatia helposti ja nopeasti haluamansa sopimuksen ja kerätä siihen sähköiset allekirjoitukset. Tämän jälkeen sopimus tallentuu automaattisesti pilvipalveluun. Palvelun käyttäjä pääsee sopimukseen käsiksi helposti millä tahansa päätelaitteella.

– Sopimusten tekemisen on aiemmin ajateltu olevan asiantuntijatyötä, mutta sopimustieto.fi-palvelun avulla yrittäjät kykenevät laatimaan itse juridisesti päteviä sopimuksia. Esimerkiksi osakassopimuksen voi varioida tuhansiksi eri kappaleiksi. Pikavalintojen avulla osakassopimuksen tekeminen kestää vain kymmenisen minuuttia ja maksaa muutaman euron. Lakiasiantoimisto saattaa veloittaa vastaavasta jopa tuhat euroa, Teppo valottaa.

Muutama klikkaus

Vaativaankin käyttöön taipuvan helppokäyttöisen palvelun kehittäminen vei aikaa: pelkkä koodaaminen kesti yli vuoden. Suomen Sopimustieto on alallaan ainoa, joka tarjoaa kokonaispalveluna sopimuskoneen, sähköisen allekirjoituksen, automaattisen arkiston ja luottotietopalvelut. Tepon mukaan palvelun erityisyys piilee helppoudessa ja edullisessa hinnassa.

– Yrittäjä voi klikkaamalla päättää, lisätäänkö sopimukseen maininta riidanratkaisusta tai esimerkiksi salassapitovelvollisuudesta. Tiedot tallentuvat koko ajan automaattisesti asiakirjapohjaan. Ideana on, että yrityksen kaikki sopimukset arkistoituvat samaan paikkaan sähköisinä, joten paperista voi halutessaan luopua täysin.

Lisäksi palvelussa voi luoda esimerkiksi työsopimuksen parhaimmillaan muutamassa minuutissa. Allekirjoittaminen onnistuu sähköisesti vaikka kännykällä. Yrittäjää hyödyttää myös mahdollisuus tarkistaa sopimusosapuolten yritys- sekä henkilöluottotiedot.

– On sääli, että yrittäjät käyttävät niin usein kaiken energiansa vain ydintoimintaan ja jättävät samalla huomioimatta sellaiset sopimukset ja sitoumukset, jotka ovat yrityksen liiketoiminnan kannalta äärimmäisen merkityksellisiä.

Fakta

5 x Huomioi nämä sopimusta tehdessä

Dokumentointi. Marko Teppo kehottaa tekemään kaikki sopimukset kirjallisina. Vältä suullisia sopimuksia ja dokumentoi ainakin se, ketkä ovat sopimuksen eri osapuolet, mikä on sopimuksen tausta ja tarkoitus, mistä on sovittu ja milloin.

Aukottomuus. Sopimuksen täytyy olla sellaisessa muodossa, että se pystytään jälkikäteen aukottomasti tarkistamaan. Tekstiviestiin tai sähköpostiin kuitattu “ok” ei vielä takaa tällaista aukottomuutta.

Sanktiot. Kirjaa sopimukseen, millä tavoin mahdollisesti syntyviä riitoja ratkaistaan. Myös sopimussakosta sopiminen sekä sanktiot sopimuksen noudattamatta jättämisestä on tärkeä kirjata paperille.

Kaikki samaan paperiin. Juridinen dokumentaatio on hyvä rakentaa alusta saakka siltä kannalta, että jokin kolmas osapuoli saattaa haluta tarkastella sitä. Näin on vaikea tehdä, jos sopimus on vain sähköpostin liitetiedosto tai whatsapp-viestiketju. Kaiken sopimuksen sisällön pitäisi löytyä yhdestä dokumentista, oli sopimuksen muoto mikä hyvänsä.

Arvo. Hyvin laaditut ja dokumentoidut sopimukset vaikuttavat myös suoraan yrityksen arvoon, koska yrityskaupoissa kaupan kohteen tarkastusprosessi kohdistuu nimenomaan yrityksen vastuiden ja velvollisuuksien selvittämiseen. Mitä paremmin sopimukset on laadittu ja dokumentoitu, sitä houkuttelevampi itse yritys on myös ostajalle.

Yrittäjä, tiedätkö mitä asiakaskokemus tarkoittaa? Katso koulutus

Hyvä asiakaskokemus ohjaa parhaimmillaan ostokäyttäytymistä ja sitouttaa asiakasta.

Me-henki tuo lisää työtarjouksia

Suomalaisten yrittäjien pitäisi ratkoa rohkeasti ongelmia, sillä se lisää työn arvostusta, kirjoittaa Stream Industriesin Lauri Kröger.

Mistä syntyy hyvä asiakaskokemus?

Ajanhallinnan puute on suurin tekosyy laiminlyödä asiakassuhde.

Kuinka käy kivijalalle? Uusi palvelu ratkoo ongelmaa verkossa

Hyvä asiakaspalvelu on kivijalkaliikkeen valtti, mutta ilman verkkokauppaa voi olla vaikea selvitä.

Ajatteletko aina asiakkaan parasta? Joskus se voi tarkoittaa vähemmän myyntiä

Jake Ihalainen haluaa ratkaista asiakkaan ongelman parhaalla mahdollisella tavalla. Toisinaan töitä ohjataan myös kilpailijoille.

Bisneksenä sparraus – miten konsulteille riittää töitä?

Konsultti- ja valmennusyrittäjät nojaavat vahvasti verkostoihinsa ja henkilöbrändiinsä.

Turha kainostella: Nosta rohkeasti hintoja

Hinnoittelu vaikuttaa suoraan yrityksen tuloihin ja lopulta kannattavuuteen.

Ovatko toiset yrittäjät sinulle vihollisia vai kumppaneita?

Hyvät kumppanuudet auttavat varmistamaan, että asiakas on tyytyväinen, kirjoittaa Mittasähkön Simo Kosunen.

Mistä kannattavuus syntyy? Lisäarvo taklaa hintakilpailua

Tilauskonepaja Sihy kohensi tuotantonsa tehokkuutta kymmenillä prosenteilla. Samalla palveluvalmius parani.

Lataa lisää