Laki ja sopimukset

Mikä tulorekisteri? Näin otat tulorekisterin haltuun
Tulorekisterin tavoitteena on helpottaa työnantajan ilmoitustaakkaa. Kuva: Shutterstock

Mikä tulorekisteri? Näin otat tulorekisterin haltuun

Tulorekisteri helpottaa yrittäjän työtaakkaa, kun palkka- ja ansiotietoja ei tarvitse enää ilmoittaa erikseen moneen paikkaan.

|

Palkkatietojen ilmoittaminen muuttui, kun tulorekisteri otettiin käyttöön vuoden 2019 alussa.

Taloushallintoliiton henkilöstöhallinnon johtava asiantuntija Eija Männistö kertoo, mitä jokaisen yrittäjän tulisi tietää siitä.

1. Mitä tulorekisteriin ilmoitetaan?

Sähköiseen tietokantaan tulorekisteriin ilmoitetaan kaikki maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset, kuten matkakorvaukset, on ilmoitettava.

Vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin on ilmoitettu myös tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista.

2. Keitä tulorekisteri koskee?

Tulorekisteri koskee työnantajayritysten lisäksi yksinyrittäjiä, jos ne maksavat palkkoja tai muita tuloja. Myös muun muassa kotitalouksien, yhdistysten ja säätiöiden on ilmoitettava palkanmaksusta.

Aiemmin työnantajat tai heidän valtuuttamansa taloushallinnon kumppanit ilmoittivat työntekijöiden palkkatietoja monelle eri viranomaiselle eri muodossa ja aikoina. Nykyään tiedot on keskitetty yhteen rekisteriin.

Tulorekisteri korvasi Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille annettavat palkkojen vuosi-ilmoitukset.

3. Ilmoitus viiden päivän kuluessa

Maksajan pitää ilmoittaa tiedot tulorekisteriin pääsääntöisesti jokaisen maksun jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa. Tämä koskee myös esimerkiksi palkkaennakkoa ja matkalaskuja.

Luontoisedut on ilmoitettava ajanjaksolla, jolloin ne ovat työntekijän tai yrittäjän käytettävissä.

– Jos esimerkiksi autoetu muuttuu, tiedot on ilmoitettava palkanlaskentaan heti muutospäivästä alkaen, Männistö sanoo.

Mikäli yrittäjä ei nosta lainkaan rahapalkkaa, mutta hänellä on luontoisetuja, niistä on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin viimeistään seuraavan kuukauden viidentenä kalenteripäivänä. Samalla aikataululla on annettava kerran kuukaudessa tiedot työnantajan sairausvakuutusmaksusta ja siitä mahdollisesti tehdyistä vähennyksistä.

4. Tulorekisteri toi muutoksia palkkajärjestelmiin

Yritykselle on vaivattominta, kun palkka- ja ansiotiedot siirtyvän automaattisesti sen käyttämästä palkkaohjelmasta tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta. Tämä on vaatinut muutosten tekemistä palkkajärjestelmään.

– Tulorekisterin varmenne eli niin sanottu tekninen rajapinta mahdollistaa tietojen siirtymisen palkkajärjestelmästä tulorekisteriin ilman erillistä valtuuttamista ja henkilökohtaista tunnistautumista. Se vähentää manuaalista työtä, Männistö sanoo.

Yrittäjän on täytynyt selvittää, onko palkkaohjelmassa mahdollista toimittaa tiedot pakollisella vai täydentävien tietojen tavalla.

Palkkaohjelmassa käytettävien palkkalajien tulee olla kohdennettuna tulorekisterissä käytössä oleviin tulolajeihin.

Tietoja voi ilmoittaa tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa. Jotta oma taloushallinnon kumppani pystyy asioimaan palvelussa yrityksen puolesta, sille on annettava valtuudet tai jo olemassa olevat valtuudet täytyy päivittää.

Huom! Katso-palvelun käyttö tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa päättyy 30.4.2021. Sen jälkeen käytössä ovat enää Suomi.fi-valtuutukset. Siirry käyttämään Suomi-fi.valtuutuksia pikimmiten, jos et ole vielä tehnyt sitä.

5. Pakolliset ja täydentävät tiedot

Tulorekisteriin voi ilmoittaa palkanmaksun yhteydessä vain minimivaatimusten mukaiset pakolliset tiedot tai myös vapaaehtoiset tiedot. Pakolliset tiedot vastaavat Eija Männistön mukaan pitkälti eri vuosi-ilmoituksilla nykyisin ilmoitettavia tietoja.

Vapaaehtoisia eli niin sanottuja täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi ansaintajaksot, laajemmat poissaolotiedot ja rahapalkan perusteet eriteltynä.

– Jos työnantaja ilmoittaa vain pakolliset tiedot, esimerkiksi Kela ei saa kaikkea sitä tietoa, mitä se tarvitsee omissa päätöksissään, Männistö sanoo.

Mahdollisimman kattavien tietojen antamisessa on yritykselle se etu, ettei selvityksiä tarvitse tehdä enää jälkikäteen.

Jokaisella ilmoituskerralla voi päättää erikseen, ilmoitetaanko vain pakolliset vai myös täydentävät tiedot. Tietojen ilmoittamiseen liittyvät käytännöt on syytä sopia sekä yrityksen sisällä että oman taloushallinnon kumppanin kanssa.

6. Kaikki ilmoitukset sähköisesti

Palkkatiedot ilmoitetaan nykyään sähköisesti. Tulorekisterin asiointipalvelu sopii Männistön mukaan esimerkiksi palkkoja manuaalisesti laskeville pienyrittäjille ja kotitalouksille.

– Heille palkanlaskentaan kätevä apu löytyy palkka.fi-ilmaisohjelmasta, josta ilmoitukset lähtevät tulorekisteriin automaattisesti, Männistö vinkkaa.

Paperilomakkeella tiedot voi ilmoittaa vain erityisestä syystä. Sellaisena voidaan pitää esimerkiksi kuolinpesää tai ulkomaalaista organisaatiota, jolla ei ole mahdollisuutta antaa tietoja sähköisesti.