Laki ja sopimukset

Yrittäjä, muistithan tehdä sopimukset kirjallisina?

Yrittäjä, muistithan tehdä sopimukset kirjallisina?

Yrittäjän täytyy osata ottaa sopimukset haltuun. Pelkkä hinnasta sopiminen ei tee sopimuksesta hyvää.

|

Kirjallisten sopimusten tärkeydestä puhutaan paljon, mutta siitä huolimatta merkittäviäkin sopimuksia solmitaan vain suullisina. Sopiminen ei jää kiinni ainakaan tekniikasta. Nykyään kirjallisen sopimuksen voi tehdä missä muodossa tahansa, kunhan sopimuksesta jää tallennettu jälki.

– Sähköpostikirjeenvaihto tai Whatsapp-keskustelukin on suullista sopimusta parempi kirjallinen vaihtoehto. Väärinymmärrysten riski on suuri, jos dokumentoidun sopimuksen jättää tekemättä, kertoo asianajaja Kimmo Vainio.

Kirjallinen sopimus asettaa selkeät ehdot sille, mitä yritys on sopimassa.

– Tallennettu sopimus auttaa muistamaan. Jos asioista sovitaan vain suullisesti, on iso todennäköisyys, että eri osapuolet eivät enää jossain vaiheessa muista, mistä tarkalleen ottaen on sovittu.

Vainion mielestä kirjallista sopimusta laadittaessa eri osapuolet huomaavat usein puhuvansa asiasta eri tasoilla.

– Suullista sopimusta tehdessä moni keskittyy vain hintaan. Kirjallinen sopimus pakottaa miettimään, mistä tarkalleen ottaen ollaan sopimassa ja mitä mahdollisesti on jäämässä sopimatta.

Vainio korostaa, että pelkän kauppahinnan määrittely ei tee kirjallisestakaan sopimuksesta hyvää kummankaan osapuolen kannalta. Sisältöön täytyy kiinnittää huomiota, eikä mukaan kannata laittaa mitään sellaista, mitä ei ymmärretä.

– Ihmiset eivät kovin helpolla sano, etteivät he ymmärrä jotain asiaa. Sellaista kohtaa, mitä ei täysin ymmärrä, ei kuitenkaan ole mitään syytä ottaa mukaan sopimukseen.

Vältä virheet

Vainion mielestä monet yrittäjät tekevät virheen jo sopimuksen ensimmäisessä kohdassa.

– Yllättävän usein sopimuksen osapuolten tiedossa on virheitä. Sopimusta tehdessä täytyisi pohtia, ketkä ovat oikeat osapuolet ja kirjata näiden Y- tai henkilötunnukset mukaan.

Kirjallisen sopimuksen sisältö voi vaihdella paljon, eikä sille ole olemassa yhtä ja oikeaa muotoa. Silti vähintään kaikki ne asiat, joista omasta mielestä täytyisi sopia, on myös laitettava paperille asti.

– Paperia ei kannata säästellä. Se altistaa väistämättä väärinymmärryksille. Silti sen, mistä sovitaan, pitää vastata käytäntöä. Tekstin täytyy noudattaa sitä, mitä oikeasti tehdään.

Vainio törmää työssään usein tilanteisiin, joissa yritysten kirjallisesti ja suullisesti sopimat asiat eivät välttämättä kohtaa. Asiantuntija-apua kannattaa käyttää kaikissa yritykselle merkittävissä sopimuksissa sekä yrityksen käyttämien sopimuspohjien laadinnassa. Liian moni yrittäjä oppii asian kantapään kautta, vaikka oikeudellisissa asioissa ei voi koskaan olla liikkeellä liian aikaisin.

– Esimerkiksi erääseen pieneen yritykseen tuli henkilö myyntimieheksi siten, että yrittäjä oli koko ajan puhunut palkkaavansa henkilön heille töihin. Työsopimus oli kuitenkin puhdas kauppaedustajasopimus, ei työsopimus. Uudelle myyntimiehelle jäi epäselväksi, mikä hänen tosiasiallinen roolinsa yrityksessä oli. Toisin sanoen terminologia oli pielessä, ja sopimuksen teksti täytyi korjata vastaamaan sitä, mistä oikeasti oli sovittu.

Maalaisjärki käyttöön

Ohjelmistopalveluja tarjoava M&V Software Oy on oppinut, että hyvän sopimuksen sisällön ymmärtää maalaisjärjellä. Yritys on tehnyt sopimukset alusta saakka kirjallisina, mutta välillä niiden laatimiseen on tarvittu ammattiapua.

– Teemme paljon yhteistyötä kunnallisella ja valtiollisella puolella, ja tällaiset sopimukset täytyy aina vahvistaa hankintapuolella. Asiantuntija on auttanut meitä sopimusten läpikäynnistä ja vahvistanut, että ne ovat asianmukaiset ja ymmärrettävät, kertoo M&V Softwaren toimitusjohtaja Jani Konsi.

Tänä päivänä yrityksen tekemät sopimukset ovat entistä selkeämpiä.

– On ollut hienoa nähdä, miten yksinkertaisiksi ja selkeiksi sopimuksemme ovat muuttuneet.

M&V Softwaressa kirjalliset sopimukset ovat kiinteä osa työprosessia. Myös asiantuntijalla vahvistettujen sopimusten teko on muodostunut yrityksen tavaksi.

– Meille sopimus ei ole pelkkä paperi, johon lyödään leima. Työnohjauksen kannalta meille on tärkeää, että sopimuksilla vahvistetut myynnit lähtevät heti tuotantojonossa liikkeelle. Tämä hyödyttää myös asiakasta, sillä asiakkaan ei tarvitse ihmetellä milloin tilaus valmistuu.

Konsi huomauttaa, että sopimusten käyttö suojaa liiketoimintaa erityisesti palvelualalla.

– Rahoittajat voivat olla hyvinkin kiinnostuneita sopimuskannasta erityisesti silloin, kun investointeihin tarvitaan rahoitusta. Näissä tilanteissa suullinen sopimus ei riitä.

Hyvä sopimus voi myös lujittaa kumppanuutta.

– Oikein tehtynä sopimukset ryhdittävät omaa toimintaamme. Kun asiat on hyvin sovittu, se luo turvaa asiakkaalle palvelun jatkuvuudesta. Asiakkaan ei tällöin tarvitse murehtia sitä, että myyjä lupaa jotain kovasti eikä se toteudu.

Yrittäjä, tiedätkö mitä asiakaskokemus tarkoittaa? Katso koulutus

Hyvä asiakaskokemus ohjaa parhaimmillaan ostokäyttäytymistä ja sitouttaa asiakasta.

Me-henki tuo lisää työtarjouksia

Suomalaisten yrittäjien pitäisi ratkoa rohkeasti ongelmia, sillä se lisää työn arvostusta, kirjoittaa Stream Industriesin Lauri Kröger.

Mistä syntyy hyvä asiakaskokemus?

Ajanhallinnan puute on suurin tekosyy laiminlyödä asiakassuhde.

Kuinka käy kivijalalle? Uusi palvelu ratkoo ongelmaa verkossa

Hyvä asiakaspalvelu on kivijalkaliikkeen valtti, mutta ilman verkkokauppaa voi olla vaikea selvitä.

Ajatteletko aina asiakkaan parasta? Joskus se voi tarkoittaa vähemmän myyntiä

Jake Ihalainen haluaa ratkaista asiakkaan ongelman parhaalla mahdollisella tavalla. Toisinaan töitä ohjataan myös kilpailijoille.

Bisneksenä sparraus – miten konsulteille riittää töitä?

Konsultti- ja valmennusyrittäjät nojaavat vahvasti verkostoihinsa ja henkilöbrändiinsä.

Turha kainostella: Nosta rohkeasti hintoja

Hinnoittelu vaikuttaa suoraan yrityksen tuloihin ja lopulta kannattavuuteen.

Ovatko toiset yrittäjät sinulle vihollisia vai kumppaneita?

Hyvät kumppanuudet auttavat varmistamaan, että asiakas on tyytyväinen, kirjoittaa Mittasähkön Simo Kosunen.

Mistä kannattavuus syntyy? Lisäarvo taklaa hintakilpailua

Tilauskonepaja Sihy kohensi tuotantonsa tehokkuutta kymmenillä prosenteilla. Samalla palveluvalmius parani.

Lataa lisää