Talous

Budjetissa saa olla sopiva annos kasvuun tähtäävää optimismia
Ari Lahdenkaupin mielestä on äärimmäisen tärkeää, että budjetissa yrityksen johto joutuu pohtimaan tavoitteita ja kuinka ne saavutetaan.

Budjetissa saa olla sopiva annos kasvuun tähtäävää optimismia

Hyvä budjetti on realistinen mutta samalla sopivan haasteellinen. Näin yritykseen syntyy tekemisen meininki, joka motivoi kohti yhteistä päämäärää.

| |

Budjetin tulisi olla enemmän kuin työkalu, jolla hahmotellaan, mistä rahaa tulee ja minne sitä käytetään. Parhaimmillaan se on motivoinnin lähde, kannustin, moottori ja olennainen osa talousjohtamista.

– Kenraali Eisenhover sanoi osuvasti, että suunnitelma ei ole mitään mutta suunnittelu on korvaamatonta. Tämä pätee hyvin pitkälle myös budjetin tekemiseen, opastaa johtaja Ari Lahdenkauppi Taloushallintoliitosta.

Hyvän budjetin pitää olla haasteellinen mutta silti saavutettavissa, koska vain silloin se kannustaa työyhteisöä ponnistelemaan ja sitoutumaan yhteisiin päämääriin.

– Budjetissa saa ja pitää olla sopivasti kasvuun tähtäävää optimismia ja kunnianhimoa. Toisaalta liian utopistinen budjetti saattaa rapauttaa työmoraalin, Lahdenkauppi muistuttaa.

Hän muistaa tapauksen, jossa yritys suunnitteli voimakkaan kasvun budjetin taantuman edellä. Tulos romahti, ja budjetti muuttui lähestulkoon vitsiksi, joka ei olisi voinut vähempää motivoida työntekijöitä.

Lahdenkappi muistuttaa, että myös yltiörealistisella budjetilla on passivoittava vaikutus. Tällöin tavoitteet saavutetaan liian helposti.

Yrittäjä itse on paras asiantuntija

Suurissa yrityksissä talousosasto auttaa johtoa budjettien laatimisessa. Pienissä firmoissa Lahdenkauppi suosittelee hyödyntämään kirjanpitäjää tai laskentakonsulttia.

– Yrittäjä itse on silti aina paras asiantuntija laatimaan budjettia. Kenelläkään toisella ei ole yhtä hyvää tietoa firman asioista.

Lahdenkauppi lisää, että omistajan pitää itsekin olla kartalla monista talousasioista, kuten onko hänen myymänsä tuote tai palvelu alv-verollista vai ei.

Budjetin voi muotoilla vapaasti. Perinteiset laskentatyökalut ovat säilyttäneet asemansa, vaikka uudempiakin on tarjolla. Netissä on myös valmiita, ilmaisia lomakepohjia.

– Olen nähnyt 1 000 hengen organisaatioita, joissa Excel toimii yhä täysin tyydyttävästi, Lahdenkauppi sanoo.

Budjetti pitäisi muotoilla niin, että sen toteutumista pystyy helposti seuraamaan tuloslaskelmien avulla. Useimpiin kirjanpito-ohjelmiin voidaan syöttää luvut ja nähdä, missä mennään.

Kuukausi on sopiva väli seurata, pysytäänkö suunnitelmissa. Budjetin pettäminen on harmillista, mutta tosinaan niin käy. Yrityksen pitää silloin reagoida myös toimin, ei pelkästään muuttamalla lukuja.

Rullaava budjetti elää hetkessä

Yrittäjäksi ryhtyvä joutuu ynnäämään ensimmäiset budjettinsa, kun hakee starttirahaa tai vaikkapa lainaa toiminnalle. Vuosien varrella budjetoinnin merkitys ei vähene, päinvastoin.

Monet startupit ja uuden teknologian yritykset käyttävät rullaavaa budjettia. Toimiala ja markkinat voivat muuttua nopeasti, joten ne täydentävät budjettia ”lennossa”, esimerkiksi neljä kertaa vuodessa.

Tavallisesti budjetti laaditaan vuodeksi. Monella yrityksellä tilikausi on kalenterivuosi, mutta yhtä hyvin se voidaan aloittaa milloin vain.

Mitä suurempi yritys, sitä tarpeellisempaa on luoda osabudjetteja. Niihin voidaan pilkkoa erikseen muun muassa markkinointi, mainonta ja kiinteät kulut.

Pk-yrityksissä kaikki menot, investoinnit ja tulot ovat usein saman pääbudjetin alla. Kassabudjetti olisi hyvä lisä. Sen avulla voitaisiin helposti seurata, että kassassa riittää rahaa hoitaa juoksevat kulut.

Lahdenkauppi pitää tärkeänä, että firma katsoo budjetissaan kohti parempaa tulosta ja liikevoittoa, vaikka alkuvuosina tehtäisiin tappiota.

– Jonkinlainen näkemys täytyy olla ainakin siitä, milloin liiketoiminta alkaa tuottaa voittoa.

Budjetoi myös tase

Tase pitäisi Lahdenkaupin mielestä ottaa budjetoinnissa suurennuslasin alle. Budjettiin tulisi saada mukaan keskeiset tunnusluvut kannattavuudesta, maksuvalmiudesta ja vakavaraisuudesta, ja juuri tämä unohtuu monelta. Hänen mielestään pelkän tuloslaskelman perustalle rakennettu budjetti jää aina vajaaksi.

– Kyllähän yrityksen pitäisi suunnitella myös muun muassa investointeja ja niiden kuoletusaikoja, lainojen lyhentämistä, osinkojen maksua ja rahan riittävyyttä.

Taseen budjetointi sopii Lahdenkaupin mielestä kaikille yrityksille. Vaikeaa se ei hänen mielestään ole, vaikka siihen on tarjolla hyvin vähän tasokkaita sovelluksia.

– Siinä tarvitaan lähinnä yksinkertaisia plus- ja miinuslaskuja, jotka voi ja kannattaa opetella tekemään ”käsipelillä”.

Ethän valehtele itsellesi luvuilla? Panosta budjetointiin

Yrityksen kannattavuus ei synny lukuja viilaamalla, vaan suunnitelmia muuttamalla.