Tilaa uudistunut yrittäjäkirje

Kirjeessä kootusti Kuukauden teema ja paljon yrittäjille hyödyllistä tietoa.

Talous

Mitä tehdä, kun asiakas ei maksa?

Mitä tehdä, kun asiakas ei maksa?

Pienyrittäjän on välillä pakko kirjata asiakkaiden ostokset luottotappioihin. Lue vinkit saatavien perimiseen.

|

Maksamattomat laskut aiheuttavat luottotappioita ja ovat iso ongelma yrityksille.

Pitkät maksuehdot tuovat omat haasteensa, mutta jos asiakas jättää laskun maksamatta, pienyrittäjän on turvauduttava perintätoimistoon ja toivottava, että perintätoimiston kirje herättää maksuhalun.

Käsityötarvikkeita myyvä Heidi (nimi muutettu) kertoo joutuvansa turvautumaan perintään usein. Hänen mukaansa erityisesti verkkokaupan asiakkaat ovat holtittomia hoitamaan laskujaan.

– Perittävät summat vaihtelevat kymmenen ja 150 euron välillä. Paras keino välttyä tällaiselta olisi, jos en myisi laskulla lainkaan, mutta se tekee kokonaismyyntiin selvän piikin alaspäin, Heidi kertoo.

Suuret, maksamatta jääneet summat ovat säikäyttäneet verkkokauppayrittäjän niin, että hän on rajoittanut laskulla myymistä.

– Yli 50 euron arvoiset ostokset saa nykyisin vain ennakkolaskulla. Lisäksi edellisen laskun täytyy olla maksettuna ennen kuin toimitan seuraavat tuotteet.

Räikeimmät tapaukset ovat silti osuneet kohdalle kasvokkain.

– Tuttavani osti tuotteita laskulla ja jätti ne lopulta maksamatta. Kun kyselin perään, hän vetosi tunteisiin ja siihen, että rahat ovat loppu. Venytin tilannetta, kunnes minun oli lopulta pakko siirtää asia perintätoimistolle. Tuttava lakkasi vastaamasta yhteydenottoihin enkä koskaan saanut rahojani. Lopulta perintätoimisto käski merkitsemään rahat luottotappioiksi.

Yleensä perintätoimistosta on kuitenkin ollut apua laskujen perimisessä.

– Perintätoimiston lasku on sen verran virallinen, että asia ratkeaa usein helposti.

– Olen oppinut myös tulkitsemaan asiakkaan käytöstä: usein tietynlainen tapa käyttäytyä ostohetkellä kertoo tämän tavasta hoitaa laskut, yrittäjä kertoo.

Reagoi nopeasti

Perintätoimisto Intrum Justitian myyntijohtajan Juha Iskalan mukaan jopa kymmenillä tuhansilla yrityksillä olisi parantamisen siinä, miten ne reagoivat myöhästyneisiin laskuihin.

– Yrittäjän kiireet kohdistuvat muihin asioihin, joten usein ajatellaan, että asiakas maksaa kyllä joskus. Moni pelkää myös asiakassuhteen puolesta varsinkin silloin, kun kyse on suurista summista.

Iskala kehottaa toimimaan mahdollisimman pian eli pitää katse kassassa.

– Moni yrittäjä reagoi kahden viikon kuluessa, mutta valitettavan monessa yrityksessä asiat roikkuvat ja reskontrassa saattaa näkyä jopa 30–90 päivää vanhoja saatavia.

Iskalan mukaan ongelmia on varsinkin B2B-puolella: yhä useampi suuryritys käyttää pk-yrityksiä eräänlaisina pankkeina.

– Lain mukaan yli 30 päivän maksuehtoja ei saa enää käyttää, mutta käytännössä lakimuutos ei näy yritysten toiminnassa, koska pidemmistä maksuajoista voidaan kuitenkin erikseen sopia. Monesti jo pelkät sopimusehdot luetellaan sellaisiksi, ettei pienyrittäjällä ole muuta mahdollisuutta kuin totella.

Pienyrittäjän ei tarvitse kuitenkaan taipua mihin tahansa, vaikka alussa tuntuisi, ettei maksuviiveisiin voi vaikuttaa. Myös suurelle yritykselle voi lähettää perintäkirjeen.

Iskala huomauttaa, että tehokkain keino saada maksamatta jääneet rahat toiselta yritykseltä on trattaperintä. Tratta on maksuvaatimus, jonka tehokkuus perustuu julkisuusuhkaan. Maksamattomasta tratasta aiheutuu merkintä velallisyrityksen luottotietoihin.

– Suurin osa yrityksistä maksaa tratan uhatessa laskunsa. Tratta on nopea, edullinen ja tuloksekas keino, eikä se aiheuta velkojalle paljon kuluja.

Saapumatta jättäminen riesana

Monelle yritykselle koituu aitoa haittaa myös siitä, kun asiakkaat jättävät saapumatta paikalle.

Matkailu- ja Ravintolapalvelut MaRa ry:n varatoimitusjohtajan ja pk-asiamiehen Veli-Matti Aittoniemen mukaan yhä useampi ravintolaan tehty pöytävaraus jätetään lunastamatta.

– Ongelma ilmaantui muutama vuosi sitten nettivarausten yleistyessä. Jostain syystä asiakkaat eivät tunnu kokevan nettivarausta yhtä sitovaksi kuin puhelimessa tehtyä varausta.

Aittoniemi sanoo tilanteen olevan usein pahin juhlapyhinä ja viikonloppuina.

– Olen kuullut tapauksesta, jossa vappuna Helsingin keskustassa sijaitsevaan ravintolaan pöytävarauksen tehneistä seurueista viidennes jätti saapumatta.

Ravintolan voi olla hankala periä rahoja asiakkaalta, ellei se ole ilmoittanut selkeästi peruutusehdoista etukäteen. Osa ravintoloista on ratkaissut asian siten, etteivät ne ota lainkaan pöytävarauksia. Osa vaatii pöytävarauksen tekoon toimivan luottokortin.

– Majoituspuolella tällainen menettely on erittäin toimiva, mutta se ei sovi sellaisenaan kaikille ravintola-alan yrityksille.

Aittoniemen mukaan on mahdotonta sanoa, paljonko ilmiö vähentää myyntiä alalla.

– Suurimmat vaikutukset sillä on isoissa kaupungeissa, joissa ravintoloita on paljon.

Asiakasrekisteri pitää aisoissa

Hiusyrittäjien puheenjohtaja Monica Paavilainen kertoo, että hiusalalla ongelma on vähentynyt viime vuosina. Ennen moni yksinkertaisesti unohti perua varmaansa ajan.

– Ilmiön väheneminen johtuu ainakin osittain siitä, että suurin osa hiusalan yrityksistä käyttää sähköisiä ajanvaraus- ja kassajärjestelmiä sekä asiakasrekistereitä. Useimmissa yrityksissä aikaa ei voi varata, ellei jätä yhteystietojaan.

Esimerkiksi Paavilaisen yrityksen ajanvarausjärjestelmä myös lähettää asiakkaalle tekstiviestimuistutuksen päivää ennen varattua aikaa.

Silloin tällöin asiakas jättää silti saapumatta. Näissä tilanteissa hiusyrittäjän on useimmiten vaikea saada rahojaan.

– Jälkikäteen ei voi lähettää laskua, jos asiakas ei ole tiennyt, että aika täytyy perua ajoissa. Kampaamossa peruutusehtojen kannattaa olla näkyvästi esillä sekä liikkeessä että yrityksen verkkosivuilla.

Paavilainen huomauttaa, että sovittelu on aina tapauskohtausta.

– Joskus asiakkaalle on aidosti voinut sattua jotain. Tulonmenetykset harmittavat silti. Yrittäjälle aiheutuu isoja tappioita varsinkin suurempien projektien kuten hääkampausten peruuntuessa äkillisesti. Sellaisten kanssa suosittelen suosimaan käytäntöä, jossa asiakas maksaa osan palvelusta etukäteen.

Fakta

Toimi näin, kun rahat eivät tule tilille

Toimi nopeasti. Pidä huolta ripeästä ja säännönmukaisesta toiminnasta niin laskutuksen, maksumuistutuksen lähettämisen kuin perintätoimiston osalta. Intrum Justitian Juha Iskalan mukaan perintätoimistoa ei kannata arastella. Perintätoimistojenkin pääpaino on vapaaehtoisessa perinnässä, jossa asiakkaan kanssa tehdään maksusuunnitelma.

Peruutusehdot kuntoon. Viesti asiakkaalle sopimusehdoista mahdollisimman varhain. Yrityksen verkkosivuilla ja esimerkiksi kivijalkaliikkeen kassalla kannattaa kertoa selkeästi, millaiset ajanvarauksen peruutusehdot ovat.

Harkitse välikättä avuksi. Varsinkin kuluttaja-asiakkaiden kanssa toimiessa rahoitusta tarjoavan välikäden käyttäminen voi osoittautua hyväksi ratkaisuksi saada rahansa silloinkin, kun niiden saanti voi muuten olla epävarmaa. Juha Iskalan mukaan välikädestä yritykselle aiheutuvat kulut täytyy muistaa leipoa palvelujen tai tuotteiden hintoihin.

Yrityksen tilinpäätös edessä – miten tulokseen voi vaikuttaa?

Yrityksen tilinpäätös pitää laatia niin, että se antaa liiketoiminnasta todenmukaisen kuvan.

Startup-konkari Jussi Muurikaisen oppi: Uskon pitää riittää takaiskujen yli

Fintech-yritys Balancionin tarinan päätös oli perustajalle pettymys. Käteen jäi kuitenkin paljon arvokkaita oppeja.

Maksuehdolla on väliä: Yli 30 päivää vaatii jo toimenpiteitä

Tarpeisiin sopiva maksuehto on yrityksen elinehto, yritysneuvoja Teemu Vähätalo muistuttaa.

4 kysymystä luottotappioista ja kuinka välttää ne

Jo yksi suuri luottotappio heikentää yrityksen kannattavuutta. Huolehdi laskutuksesta ja saatavien perinnästä.

Mutulla johtaminen voi käydä kalliiksi

Moni yritys kipuilee kassan kanssa. Hyvä suunnittelu auttaa pitämään riskit kurissa, kirjoittaa Aldian Tiina Raatikainen.

Mentori auttoi yritykseni oikeille raiteille

Olen oppinut hyväksymään oman rajallisuuteni. Kaikkea ei tarvitse osata itse, kirjoittaa Naantalin Kuntokeskuksen Sanna Pennanen.

Ismo Eerola on kokenut kaksi konkurssia ja odottaa kolmatta: ”Ei ole kuin paremman toivo”

Yrittäjä on oppinut vaikean kautta sen, että kun yritys on menossa nurin, sille on turha antaa enää tekohengitystä.

Mistä kannattavuus syntyy? Lisäarvo taklaa hintakilpailua

Tilauskonepaja Sihy kohensi tuotantonsa tehokkuutta kymmenillä prosenteilla. Samalla palveluvalmius parani.

Muutkin mokaa – ja se on harvoin kohtalokasta

Kaikki ei mene aina putkeen, mutta sen takia on turha valvoa öitä, kirjoittaa Maskun Talotekniikkatiimin Mika Nikula.

Lataa lisää