Johtaminen

Miten käyttää työtunnit tehokkaasti? Yrittäjät kertovat
Heltin toimitusjohtaja Timo Lappi on tehokkaimmillaan aikaisin aamulla.

Miten käyttää työtunnit tehokkaasti? Yrittäjät kertovat

Aikaiset aamut, delegointi ja tarkka suunnittelu helpottavat yrittäjän ajanhallintaa.

|

Yrittäjä on usein niin kiireinen, ettei vuorokausi tahdo riittää kaikkien työtehtävien hoitamiseen. Pelkästään sähköposteihin, puheluihin ja palavereihin saa kulutettua työpäivän tunnit.

Välillä pitäisi kuitenkin pystyä edistämään omia tavoitteita, eikä vain reagoida ulkoa tuleviin ärsykkeisiin. Kolme yrittäjää paljastaa, kuinka he pyörittävät arkeaan.

Aikaiset aamut hyödyksi

Työterveysyhtiö Heltin toimitusjohtaja ja yrittäjä Timo Lappi on miettinyt paljon työn tekemistä ja sen organisointia. Hän on pyrkinyt irtautumaan ajattelusta, jossa työ ja vapaa-aika ovat erillisiä saarekkeita.

– Lähden ennemmin siitä, että työ on positiivinen osa elämää ja tuo siihen paljon sisältöä.

Pääsääntöisesti hän pyrkii aloittamaan työt viimeistään seitsemältä aamulla, koska silloin hän kokee olevansa tehokkaimmillaan eikä ulkoisia ärsykkeitä ole niin paljon kuin myöhemmin päivällä.

– Melkein kaikkina päivän ylimääräisinä hetkinä yritän hoitaa kännykällä puheluita, pikaviestejä tai meilejä.

Lapin työasioiden hallinnan voi jakaa kolmeen kategoriaan. Ensimmäisenä ovat yrittäjälle tulvivat lukuisat ärsykkeet, kuten tapaamis- ja yhteistyöpyynnöt.

– Viime aikoina olen tutkinut aiempaa kriittisemmin, mihin kannattaa osallistua, Lappi sanoo.

– Tulee huono omatunto, jos on sopinut tapaamisen, joka ei ole työn kannalta merkittävä tai vie tavoitteitamme eteenpäin.

Toinen kategoria ovat pikkuasiat, joihin pystyy vastaamaan useimmiten 1–3 minuutissa. Ne Lappi pyrkii hoitamaan alta pois välittömästi asian ilmaantuessa.

Kolmantena tulevat isot tavoitteet, jotka vaativat omaa aktiivisuutta. Tällainen tavoite voi olla esimerkiksi yrityksen uudenlaisen organisaatio- ja johtamismallin rakentaminen. Sen valmistuminen häämöttää ehkä kuukausien päässä, mutta Lappi arvioi joka viikko, onko onnistunut edistämään tavoitetta. Jos ei ole, hän raivaa sille lisää aikaa kalenteristaan.

Lappi on laskenut jo vuonna 2012, että saisi helposti kulutettua työpäivän täydet tunnit vain palavereissa istumiseen sekä viesteihin vastailemiseen ja puhelimeen puhumiseen.

Nyt hän on järkevöittänyt viestimistään. Esimerkiksi tuntemattomista numeroista tuleviin puheluihin hän ei vastaile. Hän ei myöskään ota itse puhelimella yhteyttä ihmiseen, joka ei tiedä odottaa hänen soittoaan.

Heltissä henkilöstön kommunikointi sujuu pikaviestipalvelu Slackissa, mikä puolestaan on vähentänyt, suorastaan lähes lopettanut, sähköpostien lähettelemisen ja puhelut työkavereiden kesken.

Tämän lisäksi Lappi pyrkii välttämään iltamenoja ja omistamaan joka päivä vähintään kello 18–21-välisen ajan perheelle.

– Illat ovat tosi tärkeitä palautumisen ja hyvinvoinnin kannalta.

Johtajan pitää osata delegoida

Pekka Möttö

Kyyti-palvelun lanseeranneen Tuupin toimitusjohtaja ja osakas Pekka Möttö on sanonut leikillään lopettaneensa työnteon vuonna 2010. Siitä hetkestä lähtien hän on katsonut olevansa tarvittaessa tavoitettavissa 24 tuntia vuorokaudessa.

Nyt Mötön ”ultimaattinen tavoite” on tulla tarpeettomaksi, eli kerätä ympärilleen itseään fiksumpia ihmisiä, joille hän voi delegoida tehtäviä. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää hyvää esimiestyötä.

– Pyrin siihen, että arjen asiat eivät koskaan tulisi minulle asti. Voin olla sparraamassa ja makromanageeraamassa, mutten mikromanageeraamassa.

Mötölle satelee kutsuja luennoimaan ja esiintymään. Hän sanoo osallistuvansa joihinkin tilaisuuksiin rakkaudesta lajiin, mutta paljon matkustamista ja aikaa vaativat tapahtumat hän valikoi sen perusteella, voiko niissä tavata bisneksen kannalta oikeita henkilöitä.

Arjessa Möttö kommunikoi mieluiten puhelimella soittamalla ja käyttää kaikki siirtymät päivän aikana viestintään.

– Pyrin siihen, että minulle tulisi mahdollisimman vähän puheluita ja sähköposteja, hän sanoo.

Esimerkiksi sähköpostit Möttö välittää heti ne saatuaan nopeasti henkilölle, joka voi ottaa kulloisenkin asian hoitoonsa.

Kaikkein mieluiten Möttö käyttäisi paperikalenteria, mutta se ei nykypäivänä ole mahdollista. Kantapään kautta hän on oppinut, että sähköisiin palaveri- ja muihin kutsuihin on syytä reagoida saman tien, muuten ne saattavat päästä unohtumaan.

– Se olisi hirmu noloa, jos muut ihmiset sitovat aikaansa johonkin, jonka itse huolimattomuuttaan unohtaa.

Iltaisin vain kiireellisiä asioita

Jyväskyläläisen yrittäjän Miriam Laitisen työpäivät alkavat yleensä jo kuudelta aamulla Miriam’s-kahvila-konditoriansa avaamiseen liittyvillä järjestelyillä. Sitten hän siirtyy yrityksen keittiölle tekemään ruokaa.

– Sen jälkeen on tosi vaihtelevaa. Saatan mennä kahvilaan, tehdä toimistohommia, hoitaa hankintoja tai jotain muuta.

Laitisella ei ole erityisiä ajanhallintajärjestelmiä tai -filosofioita. Hän tekee töitä kuutena päivänä viikossa. Puhelin on aina auki, ja sähköposteja hän lukee usein iltaisinkin.

– Mutta en vastaile niihin enää illalla, jos asia ei ole kiireellinen.

Haastavinta yrityksen arjen pyörittämisessä ovat päivät, kun esimerkiksi tilauksia on paljon päällekkäin.

– Silloin päivät täytyy suunnitella aika tarkkaan, Keski-Suomen vuoden nuoreksi yrittäjäksi keväällä 2017 valittu Laitinen sanoo.

Kuinka yhdistää äitiys ja yrittäjyys?

Titta Laurinen paiski töitä läpi äitiysloman. Maija Kaukonen taas ryhtyi startup-yrittäjäksi heti vauvavuoden jälkeen.

Nuori kaipaa vaihtelevia työaikoja

Nollasopimuksella oleva voi valita, että menee ennemmin bileisiin kuin tulee töihin, kirjoittaa Restbar Groupin yrittäjä Minna Kaikkonen.

Uuden yrityksen merkkipaalu: Kuolemanlaakson ylittäminen

Yhtä huolestuttaa raha, toista jaksaminen. Sandy Talarmolla ja Tuuli Tarukanteleella on ollut hyvin erilaiset alkuvaiheen haasteet.

Haluatko eroon kiireestä? Johda oma arki stressittömäksi

Kuka vain voi oppia hallitsemaan omaa elämäänsä ja aikaansa. Kiire on asenne, josta pääsee halutessaan eroon, väittävät asiantuntijat.

Minustako yrittäjä? Kysy itseltäsi neljä kysymystä

Osaamista voi aina ostaa, mutta yrittäjähenkeä pitää olla omasta takaa, kirjoittaa Suomen Uusyrityskeskukset ry:n Jari Jokilampi.

Monta yritystä päällekkäin: Näin sujuu useamman bisneksen pyörittäminen

Tiina ja Heikki Lehmuskoski pyörittävät neljää yritystä yhtä aikaa. Jokaiselle yritykselle on paikkansa.

Kuinka yrittäjä malttaa lomailla?

Pitkät viikonloput ja sesongin ulkopuolella pidetyt lomat auttavat yrittäjiä jaksamaan kiireisten aikojen yli.

Kaksi yritystä ja palkkatyö oli lopulta liikaa – päivä sohvalla on silti yrittäjä Maria Leivolle kauhistus

Maria Leivo on kahden hyvin erilaisen yrityksen toimitusjohtaja. Hän ennemmin kokeilee ja tekee kuin suunnittelee tarkasti.

Taiteilija otti uuden kulman yrittäjyyteen – opettelee vetävää hissipuhetta

Tero Annanolli jätti opetustyöt ja ryhtyi toteuttamaan liikeideaansa taiteilijan uransa rinnalla.

Lataa lisää