Yhtiömuodot

Toiminimestä osakeyhtiö – Toimi näin, niin vältät virheet

Toiminimestä osakeyhtiö – Toimi näin, niin vältät virheet

Toiminimen vaihto osakeyhtiöksi on teknisesti helppoa. Varaa aikaa suunnitteluun ja jälkitöihin.

|

Toiminimestä tulee osakeyhtiö tarvittaessa edullisesti ja nopeasti. Vaihtoon kuluu maksimissaan joitakin päiviä, vahvistaa Mikkelin seudun Uusyrityskeskuksen toimitusjohtaja ja yritysneuvoja Heli Tavasti.

– Sopimusten ja kilpailuttamisten uudelleen tekemisessä palaa oma aikansa, jos sellaisia firmalla on paljon. Muuten kyse on lähinnä lomakkeiden päivittämisistä.

Tähän monella kuluu aikaa. Perustettava osakeyhtiö saa nimittäin oman Y-tunnuksen, kuten mikä tahansa uusi yritys. Asiakkaille pitää saada tieto muutoksesta.

Yhtiömuodon vaihdos on sitä kivuttomampaa, mitä paremmin sen suunnittelee ja ajoittaa etukäteen. Kirjanpitäjä kannattaa olla mukana ja apuna aina suunnittelusta toteutukseen saakka.

Etene näin, kun vaihdat yhtiömuotoa.

1. Varmista, että muutos kannattaa

Laske vielä kirjanpitäjän kanssa, hyödyttääkö muutos toiminimestä osakeyhtiöksi riittävästi.

Osakeyhtiö on verotuksellisesti usein hyvä ratkaisu, jos toiminimesi vuositulot ovat yli 60 000 euroa ja jos kaikkia tuloja ei tarvitse ottaa heti yrityksestä ulos.

Moni yrittäjä kokee huojentavaksi asiaksi, että osakeyhtiössä yrittäjä ei ole vastuussa henkilökohtaisella omaisuudellaan, kuten toiminimessä. Toisaalta osakeyhtiön lopettaminen on hankalampaa kuin kuin toiminimen.

Lisäksi osakeyhtiön voi myydä osakekauppana.

 

2. Ajoita hiljaiseen aikaan

Yhtiömuodon vaihto toiminimestä osakeyhtiöksi on hyvää ajoittaa yrityksessä mahdollisimman hiljaiseen aikaan, jos sellaisia hetkiä yrityksessä on.

Toinen otollinen hetki on, kun toiminimen tilikausi päättyy. Tämä säästää kirjanpitäjän työtä, koska toiminimen verovuosi päättyy joka tapauksessa siihen, kun sen korvaava osakeyhtiö ilmoitetaan kaupparekisteriin. Lopettavalle toiminimelle tehdään tilinpäätös ja veroilmoitus.

Perustettava osakeyhtiö aloittaa uuden tilikauden.

3. Jatka vanhalla nimellä

Toimintaa voidaan jatkaa vanhalla nimellä, kun toiminimi lopetetaan ja osakeyhtiö perustetaan samana päivänä – perään tulee muutoksessa vain OY. Ilmoitukset tehdään tällöin Patentti- ja rekisterihallitukseen Y1-paperilomakkeella ja Y6-lomakkeella.

Verkossa lopettamisilmoitus tehdään YTJ-palvelussa.

Toiminimen voi myös vaihtaa eri nimiseksi tai poistaa se kaupparekisteristä.

Toiminimen lopettaminen on aina ilmaista. Osakeyhtiön rekisteröinti maksaa paperisena 380 euroa ja sähköisesti 275 euroa. Osakepääoman vähimmäisvaatimus poistui heinäkuun alussa 2019.

4. Merkitse kaikki osakkeet itselle

Osakeyhtiön pitää muutoksessa lisäksi säilyä yhden ihmisen yrityksenä eli osakkeet pitää merkitä entisen toiminimen haltijalle. Muussa tapauksessa siirretty omaisuus tulkitaan uusille osakkaille verotettavaksi tuloksi.

Myöhemmin osakkaiden määrä voi lisääntyä tai yhtiö voidaan myydä uusille omistajille.

Hallitukseen tarvitaan kuitenkin omistajan lisäksi vähintään yksi varajäsen turvaamaan toiminta, jos omistajalle sattuisi jotain.

5. Siirrä omaisuus samassa arvossa

Vanhan yhtiön velat ja omaisuus – kuten tietokoneet, tulostimet, auto tai vaikka vanhan yhtiön varasto – voidaan siirtää uuden firman nimiin. Omaisuuden ja velkojen arvo ei kirjanpidossa kuitenkaan saa muuttua ja liiketoiminnan pitää säilyä aiemman kaltaisena.

Osan tavaroista voi jättää henkilökohtaiseksi omaisuudeksi mutta se ei ole järkevää. Tällöin omaisuudesta joutuisi maksamaan verot.

6. Tiedota ja tee uudet sopimukset

Yhtiömuotoa vaihdettaessa kaikki sopimukset pitää tehdä uudelleen, kuten anniskeluluvat ja maksupäätesopimukset sekä leasing-sopimukset.

Asiakkaille pitää toimittaa uusi Y-tunnus ja tiedottaa muutoksesta.

– Ennakkoon on hyvä olla työlistaa, mihin kaikkeen muutos vaikuttaa ja kenelle informoida. Näin muutos sujuu kivuttomimmin, Tavasti neuvoo.

Tilitoimisto hoitaa omalla sarallaan muutokset kirjanpitoon.

7. Anna kirjanpito ammattilaisille

Osakeyhtiössä tarvitaan kaksikertainen kirjanpito. Lisäksi on minimissään pidettävä yksi yhtiökokous, joka muun muassa päättää, mitä tulokselle tehdään.

Tavasti sanoo kokemuksesta, että harva yrittäjä pyörittää enää itse osakeyhtiön kirjanpitoa.

– Koko taloushallinnon hoitaminen itse kävisi raskaaksi ja kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle. Lisäksi sieltä saa hyviä neuvoja erimerkiksi verosuunnitteluun.

Fakta

Käy läpi nämä kohdat, kun harkitset yhtiömuodon vaihtoa:

  • Huomioi verotus. Monelle sopii alkuun toiminimi, mutta kun yritystoiminta kasvaa, osakeyhtiöksi muuttaminen voi kannattaa jo verotuksellisista syistä. Yrittäjän, joka työskentelee myös palkkatyössä muualla, voi olla verotussyistä kannattavampaa toimia osakeyhtiön kuin toiminimen kautta. Sekin kannattaa ottaa huomioon, että esimerkiksi osinkojen verotus on kireämpää sellaisessa osakeyhtiössä, jossa ei ole paljoa nettovarallisuutta.
  • Mieti varallisuutta. Pohdi, siirtyykö kaikki yrityksen omaisuus osakeyhtiölle vai jääkö osa yrittäjän henkilökohtaiseksi omaisuudeksi. Kaikkea ei välttämättä kannata siirtää. Yrittäjä voi myös halutessaan vuokrata henkilökohtaista omaisuuttaan osakeyhtiölle.
  • Katso eteenpäin. Osakeyhtiön purkaminen ei ole yhtä yksinkertaista kuin henkilöyhtiön toiminnan lopettaminen. Osakeyhtiö sopii yritykselle, jonka toiminnan voidaan katsoa jatkuvan tulevaisuudessa. Kun yritysmuoto on vaihtumassa, pohdi siis tulevaisuutta.
  • Selvitä vastuut. Mieti, ketkä kuuluvat osakeyhtiön hallitukseen ja kuka omistaa osakkeet.
  • Huomioi kustannukset. Yritysmuodon muuttaminen maksaa. Yrittäjän kannattaa varautua viranomaismaksujen lisäksi muihin mahdollisesti syntyviin kuluihin, kuten anniskelulupien uusimiseen ja kirjanpitäjän palkkioon. Varaa myös aikaa. Muutos vie vähintään muutaman viikon. Kaikki yrityksen sopimuksetkin on tehtävä uudelleen.
  • Tee muutos ajoissa. Mitä suuremmaksi toiminimen liiketoiminta on kasvanut, sitä suurempi työ sen muuttaminen osakeyhtiöksi on. Yrittäjän on hyvä pysähtyä säännöllisin väliajoin pohtimaan, onko nykyinen yritysmuoto vielä toimiva ja jos ei, milloin se olisi ajankohtaista muuttaa. Apua kannattaa kysyä esimerkiksi omalta kirjanpitäjältä tai yrityksen tilanteen tuntevalta mentorilta.

Harrastelua vai liiketoimintaa? Huomioi 10 000 euron raja

Pienimuotoista liiketoimintaa voi harjoittaa ilman omaa yritystä. Harrastus teki kakkujen ja keppihevosten tekijöistä yrittäjiä.  

Järkevä riskienhallinta vei yli kuolemanlaakson

Sivutoimisena aloittaminen oli Uula-Matti Laitiselle riittävän riskitön tapa ryhtyä yrittäjäksi.

Toiminimi vaihtui osakeyhtiöksi – milloin muutos kannattaa?

Yritysmuodon vaihtaminen voi olla järkevää, kun yritys kasvaa. Muutokseen on varattava aikaa.