Laskutatko valtiota? Nyt on korkea aika päivittää verkkolaskutus kuntoon

Yhä useampi suomalaisyritys on siirtynyt viime vuosina sähköisen laskutuksen pariin. Ja hyvä niin: verkkolaskutus säästää parhaimmillaan niin laskun vastaanottajan, sen lähettäjän kuin kirjanpitäjänkin aikaa.

Myös valtio siirtyy vastaanottamaan vain verkkolaskuja ensi keväänä: 1.4.2020 alkaen valtion vastaanottamien verkkolaskujen tulee lisäksi täyttää eurooppalaisen standardin vaatimukset.

Käytännössä muutos tarkoittaa sitä, että valtiota laskuttavan yrityksen ohjelmistontoimittajan laskutusohjelmiston täytyy olla uusimpien standardien mukainen. Myös yrittäjän omaa panosta tarvitaan: moni laskutusjärjestelmä täyttää sinänsä ehdot, mutta laskuttajan täytyy itse osata täyttää tietyt kentät laskua tehdessään.

Muutoksesta ei kuitenkaan ole syytä panikoida. Yrittäjän kannattaa seurata tarkkaan oman ohjelmistotoimittajan tiedotusta loppuvuoden aikana. Jos mitään ei kuulu, on hyvä kysyä ohjelmistotoimittajalta suoraan asiasta. Oma laskutusohjelmisto on hyvä hoitaa ajan tasalle viimeistään vuodenvaihteen kieppeillä.

Niin yrittäjien kun verkkolaskujen vastaanottajienkin on hyvä tiedostaa, että muutoksessa piilee myös paljon hyvää. Uudet standardit helpottavat varsinkin kansainvälistä kauppaa käyviä yrityksiä, sillä standardit pakottavat kaikki kertomaan selkeästi, mistä verokannasta laskussa on kyse.

Yrittäjien kannattaa olla muutenkin verkkolaskutuksen suhteen hereillä, sillä jatkossa verkkolaskutuksen osuus kasvaa varmasti entisestään. Ja vaikka verkkolaskutus olisikin satunnaista, verkossa laskuttamista ei kannata pelätä. Verkkolaskutus ei välttämättä vaadi minkäänlaisia investointeja, ja verkosta löytyy jo nyt hyviä ilmaisia tai erittäin edullisia ohjelmia verkkolaskujen tekemistä varten. Valtiotakin pystyy laskuttamaan ilmaiseksi Handi-toimittajaportaalin kautta.

Verkkolaskutus on yrittäjille muutenkin enemmän mahdollisuus kuin uhka. Eurooppalaisten standardien mukainen verkkolaskutus voi parhaimmillaan avata pk-yrittäjillekin mahdollisuuksia laskuttaa esimerkiksi muiden eurooppalaisten maiden julkishallintoa. 

3 x mistä on kyse?

1. Valtion taloushallintoa ohjaava Valtiokonttori on linjannut, että 1.4.2020 alkaen valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Verkkolaskujen tulee lisäksi täyttää eurooppalaisen standardin vaatimukset.

2. Muutos koskee kaikkia yrityksiä, jotka laskuttavat valtiota. Käytännössä niissä verkkolaskutusohjelmistoissa, joilla lähetetään verkkolaskuja valtiolle, täytyy siirtyä käyttämään uusimpia verkkolaskustandardien versioita. Lisäksi laskuttajan täytyy itse pitää huolta siitä, että laskulla on tietyt pakollisiksi määrätyt tiedot.

3. Muutos aiheuttaa töitä paitsi yrittäjille, myös ohjelmistotaloille ja tilitoimistoille.