Muutosten hallinta
Koronakevät räjäytti sähköisen yhtiökokouksen suosion
Isännöintitoimisto Taloasema hyödynsi digiloikkaa. Sähköinen yhtiökokous vähensi isännöitsijöiden työtaakkaa ja lisäsi taloyhtiöiden osakkaiden osallistumismahdollisuuksia.
Isännöintiketju Taloasema lähti kaksi vuotta sitten pohtimaan sitä, olisiko ketjun kymmenien isännöitsijöiden iltapainotteista työtä mahdollista helpottaa digiloikan avulla.
Pohdinnan taustalla oli isännöitsijöiden jokakeväinen kokoussuma: yksittäinen isännöitsijä pitää tammikuun puolivälin ja kesäkuun lopun välillä keskimäärin 60 taloyhtiön kokousta.
Jos isännöitsijä pitäisi yhden iltakokouksen joka päivä – perjantait poislukien – alkuvuoden kokoukset veisivät isännöitsijältä 15 viikkoa. Tällä tahdilla kokousrumba hellittäisi toukokuun alussa. Sähköinen yhtiökokous syntyi siis yksinkertaisesti tarpeeseen.
– Mietimme, miten saisimme helpotettua tätä taakkaa. Meille oli selvää, että kaikki uudistukset eivät tuo suoraan liikevaihtoa, vaan ne saattavat vain säästää työaikaa. Sitä kautta tulee sellaista lisäarvoa, mitä ei suoraan voi laskea rahallisesti, vaikka merkitys liiketoiminnalle onkin suuri, kertoo Taloaseman kehitysjohtaja Nina Gromoff.
Kehitettävän palvelun piti tuoda lisäarvoa myös yrittäjien asiakkaille eli taloyhtiöiden osakkaille ja hallituksille.
– Olimme miettineet, miten saisimme erityisesti nuoret kiinnostumaan oman talonyhtiön asioista ja osallistumaan yhtiökokoukseen. Halusimme, että uuden palvelun myötä kaikki osakkaat pystyisivät antamaan äänensä ja ottamaan kantaa päätettäviin asioihin paikasta ja ajasta riippumatta, Gromoff sanoo.
Käyttöaste nousi 70 prosenttia
Yhteistyössä Helsingin Seudun Isännöitsijöiden kanssa kehitetty Yknet-sovellus esiteltiin Taloaseman Yrittäjäpäivillä 2019. Loppuvuonna 2018 valmistunutta palvelua oli jalostettu ja testattu matkan varrella, mutta viime keväänä sen käyttö oli vielä vähäistä.
Sähköisen yhtiökokouksen suosion räjäytti koronakevät. Gromoffin mukaan sähköisen yhtiökokouksen käyttöaste nousi 70 prosenttia.
– Sovellus on tehty meidän asiakkaillemme, mutta päätimme korona-ajan poikkeusolojen vuoksi avata palvelun kaikille niin, että myös Taloaseman ulkopuoliset taloyhtiöt pystyivät tilaamaan sovelluksen käyttöönsä ja pitämään kokouksensa turvallisesti, Gromoff sanoo.
Yritys: Talosema Oy – franchisingketju
Toimiala: isännöinti
Perustettu: 2009
Liikevaihto: Taloasema, 1,5 miljoonaa euroa (2019)
Liikevaihto: Ketjun yrittäjäyksiköt, 5,5 miljoonaa euroa (2019)
Liikevoitto (Taloasema): 120 000 (2019)
Henkilöstö: noin 70, toimipisteitä 40
Palvelua on käyttänyt noin 40 isännöintitoimistoa ja sen avulla on järjestetty noin tuhat kokousta.
Käytännössä Yknetin sähköisessä yhtiökokouksessa osakkaat kutsutaan sähköiseen järjestelmään kaksi viikkoa ennen kokousta, ja asialistaan otetaan kantaa etukäteen.
Fyysiseen kokoukseen voi osallistua Teams-linkin kautta tai soittamalla kokoukseen. Ohjeet ja linkit toimitetaan kokouskutsun yhteydessä.
Sähköinen yhtiökokous tullut jäädäkseen
Kaikki Taloaseman isännöitsijät pitivät yhtiökokouksensa tänä keväänä sähköisenä. Uusi palvelu on vähentänyt työtaakkaa ja mahdollistanut kokousten siirtämisen esimerkiksi aamupäivään.
– Isännöitsijät ovat olleet todella tyytyväisiä siihen, että kokoukset on pystytty kaikesta huolimatta pitämään ja taloyhtiöiden asiat menevät eteenpäin. Monet ovat sanoneet, että paluuta vanhaan ei enää ole, vaan he aikovat pitää kokoukset jatkossakin sähköisinä, Gromoff kertoo.
Taloasemalla on jo selkeä visio siitä, mihin suuntaan sovellusta aiotaan viedä jatkossa. Harkinnassa on jatkaa palvelun tarjoamista muillekin kuin asiakastaloyhtiöille, jos poikkeusolot jatkuvat.
– Sähköinen yhtiökokous on ollut meille isoin kehityskohde muutamaan vuoteen. Mielestäni ala digitalisoituu hitaasti, mutta varmasti. Siksi on ollut mukavaa huomata, että uusia toimijoita ja tarjoajia on herännyt alan digitalisoimisen tarpeeseen, Gromoff sanoo.
Fakta
Kehitystyön opit
Tee eri tavalla. Kannattaa miettiä, minkä ongelman sovellus voisi ratkaista ja mitä sen avulla voitaisiin tehdä toisin. Ylipäätään palvelua kannattaa kehittää sekä asiakasta että yritystä ajatellen. Parhaan tuloksen saa, kun sekä asiakas että työntekijä hyötyvät uudesta palvelusta.
Panosta käytettävyyteen ja visuaalisuuteen. Jos sovellus ei näytä hyvältä ja sen käyttäminen on vaikeaa, jää se helposti käyttämättä.
Yksinkertaista. Älä tee liian monimutkaista, isoa tai hienoa sovellusta heti alussa. Yksinkertainen on kaunista tässäkin asiassa. Näin myös sovelluksen kehittämisen kulut pysyvät kurissa.
Valitse muokattava alusta. Sovelluksen toteutustapa ja alusta kannattaa valita niin, että sitä pystyy jatkossakin kehittämään. Myös ohjelmistotoimittajan valinnassa kannattaa ottaa huomioon, että valitulla toimistolla on näkemystä ja osaamista tulevaisuuden kehityksestä ja tarpeista, jotta he osaavat valita palvelulle pitkäaikaisen ja muuntautuvan alustan.