Muutosten hallinta

Koronakevät räjäytti sähköisen yhtiökokouksen suosion
Taloaseman kehitysjohtaja Nina Gromoff ja toimitusjohtaja Esko Pietikäinen halusivat kehittää isännöintialalle sovelluksen, joka ei jäisi käyttämättä.

Koronakevät räjäytti sähköisen yhtiökokouksen suosion

Isännöintitoimisto Taloasema hyödynsi digiloikkaa. Sähköinen yhtiökokous vähensi isännöitsijöiden työtaakkaa ja lisäsi taloyhtiöiden osakkaiden osallistumismahdollisuuksia.

|

Isännöintiketju Taloasema lähti kaksi vuotta sitten pohtimaan sitä, olisiko ketjun kymmenien isännöitsijöiden iltapainotteista työtä mahdollista helpottaa digiloikan avulla.

Pohdinnan taustalla oli isännöitsijöiden jokakeväinen kokoussuma: yksittäinen isännöitsijä pitää tammikuun puolivälin ja kesäkuun lopun välillä keskimäärin 60 taloyhtiön kokousta.

Jos isännöitsijä pitäisi yhden iltakokouksen joka päivä – perjantait poislukien – alkuvuoden kokoukset veisivät isännöitsijältä 15 viikkoa. Tällä tahdilla kokousrumba hellittäisi toukokuun alussa. Sähköinen yhtiökokous syntyi siis yksinkertaisesti tarpeeseen.

Mietimme, miten saisimme helpotettua tätä taakkaa. Meille oli selvää, että kaikki uudistukset eivät tuo suoraan liikevaihtoa, vaan ne saattavat vain säästää työaikaa. Sitä kautta tulee sellaista lisäarvoa, mitä ei suoraan voi laskea rahallisesti, vaikka merkitys liiketoiminnalle onkin suuri, kertoo Taloaseman kehitysjohtaja Nina Gromoff.

Kehitettävän palvelun piti tuoda lisäarvoa myös yrittäjien asiakkaille eli taloyhtiöiden osakkaille ja hallituksille.

– Olimme miettineet, miten saisimme erityisesti nuoret kiinnostumaan oman talonyhtiön asioista ja osallistumaan yhtiökokoukseen. Halusimme, että uuden palvelun myötä kaikki osakkaat pystyisivät antamaan äänensä ja ottamaan kantaa päätettäviin asioihin paikasta ja ajasta riippumatta, Gromoff sanoo.

Käyttöaste nousi 70 prosenttia

Yhteistyössä Helsingin Seudun Isännöitsijöiden kanssa kehitetty Yknet-sovellus esiteltiin Taloaseman Yrittäjäpäivillä 2019. Loppuvuonna 2018 valmistunutta palvelua oli jalostettu ja testattu matkan varrella, mutta viime keväänä sen käyttö oli vielä vähäistä.

Sähköisen yhtiökokouksen suosion räjäytti koronakevät. Gromoffin mukaan sähköisen yhtiökokouksen käyttöaste nousi 70 prosenttia.

– Sovellus on tehty meidän asiakkaillemme, mutta päätimme korona-ajan poikkeusolojen vuoksi avata palvelun kaikille niin, että myös Taloaseman ulkopuoliset taloyhtiöt pystyivät tilaamaan sovelluksen käyttöönsä ja pitämään kokouksensa turvallisesti, Gromoff sanoo.

Yritys: Talosema Oy – franchisingketju
Toimiala: isännöinti
Perustettu: 2009
Liikevaihto: Taloasema, 1,5 miljoonaa euroa (2019)
Liikevaihto: Ketjun yrittäjäyksiköt, 5,5 miljoonaa euroa (2019)
Liikevoitto (Taloasema): 120 000 (2019)
Henkilöstö: noin 70, toimipisteitä 40

Palvelua on käyttänyt noin 40 isännöintitoimistoa ja sen avulla on järjestetty noin tuhat kokousta.

Käytännössä Yknetin sähköisessä yhtiökokouksessa osakkaat kutsutaan sähköiseen järjestelmään kaksi viikkoa ennen kokousta, ja asialistaan otetaan kantaa etukäteen.

Fyysiseen kokoukseen voi osallistua Teams-linkin kautta tai soittamalla kokoukseen. Ohjeet ja linkit toimitetaan kokouskutsun yhteydessä.

Sähköinen yhtiökokous tullut jäädäkseen

Kaikki Taloaseman isännöitsijät pitivät yhtiökokouksensa tänä keväänä sähköisenä. Uusi palvelu on vähentänyt työtaakkaa ja mahdollistanut kokousten siirtämisen esimerkiksi aamupäivään.

– Isännöitsijät ovat olleet todella tyytyväisiä siihen, että kokoukset on pystytty kaikesta huolimatta pitämään ja taloyhtiöiden asiat menevät eteenpäin. Monet ovat sanoneet, että paluuta vanhaan ei enää ole, vaan he aikovat pitää kokoukset jatkossakin sähköisinä, Gromoff kertoo.

Taloasemalla on jo selkeä visio siitä, mihin suuntaan sovellusta aiotaan viedä jatkossa. Harkinnassa on jatkaa palvelun tarjoamista muillekin kuin asiakastaloyhtiöille, jos poikkeusolot jatkuvat.

– Sähköinen yhtiökokous on ollut meille isoin kehityskohde muutamaan vuoteen. Mielestäni ala digitalisoituu hitaasti, mutta varmasti. Siksi on ollut mukavaa huomata, että uusia toimijoita ja tarjoajia on herännyt alan digitalisoimisen tarpeeseen, Gromoff sanoo.

Fakta

Kehitystyön opit

Tee eri tavalla. Kannattaa miettiä, minkä ongelman sovellus voisi ratkaista ja mitä sen avulla voitaisiin tehdä toisin. Ylipäätään palvelua kannattaa kehittää sekä asiakasta että yritystä ajatellen. Parhaan tuloksen saa, kun sekä asiakas että työntekijä hyötyvät uudesta palvelusta.

Panosta käytettävyyteen ja visuaalisuuteen. Jos sovellus ei näytä hyvältä ja sen käyttäminen on vaikeaa, jää se helposti käyttämättä.

Yksinkertaista. Älä tee liian monimutkaista, isoa tai hienoa sovellusta heti alussa. Yksinkertainen on kaunista tässäkin asiassa. Näin myös sovelluksen kehittämisen kulut pysyvät kurissa.

Valitse muokattava alusta. Sovelluksen toteutustapa ja alusta kannattaa valita niin, että sitä pystyy jatkossakin kehittämään. Myös ohjelmistotoimittajan valinnassa kannattaa ottaa huomioon, että valitulla toimistolla on näkemystä ja osaamista tulevaisuuden kehityksestä ja tarpeista, jotta he osaavat valita palvelulle pitkäaikaisen ja muuntautuvan alustan.

Konkurssista kukoistukseen – Uusi omistajaviisikko käänsi huonekalutehtaan suunnan

Nastolassa sijaitseva Selka sai yrityskaupan jälkeen uuden suunnan. Miten yrittäjät ovat johtaneet yrityksen kovaan kasvuun?

Yrittäjyys jatkuu konkurssista huolimatta: 31-vuotias sarjayrittäjä on kokenut lähes kaikki yrityksen vaiheet

Noin 15 yrityksessä mukana ollut Johannes Laine ei anna yhden yrityksen konkurssin hidastaa vauhtia. Muut yritykset vievät mukanaan ja tahti vain kiihtyy.

Yrittäjä näki lähiössä hyödyntämätöntä potentiaalia: Asukkaat ottivat kahvilan heti omakseen

Linda Mustakari toivoo, että Pupusaari-kahvilat toimivat pelinavauksena lähiöiden palvelujen monipuolistumiselle. Ensimmäinen kahvila avasi ovensa keskellä koronarajoituksia.

Elämysmatkailuyritys laittoi kohderyhmän ja tuotteet uusiksi, kun ulkomaalaiset turistit kaikkosivat

Korona seisautti ulkomaalaisten turistien matkailun, ja kohderyhmäajattelu oli käännettävä päälaelleen. Adventure by Designin Elina Hutton kertoo, miten yrityksen toimintaa on ajateltu uusiksi.

Yrityskauppa pelasti suosikkileipomon konkurssista: Ostopäätös kirkastui kolmessa sekunnissa

Syyskuussa Otto Lundström sai yllättäen hyvänpäiväntutultaan puhelun. Puoli tuntia myöhemmin he olivat päättäneet ostaa Eromangan.

Miten omasta hyvinvoinnista huolehditaan epävarmoina aikoina?

Koronapandemia on jyllännyt yli puoli vuotta, ja tilanne jatkuu yhä. Miten omasta hyvinvoinnista pidetään huolta pitkittyneessä epävarmuudessa?

Kysyntä räjähti vuorokaudessa: näin yritykset vastasivat kovaan kysyntään

Korona tyrehdytti tuhansien yrityksien liiketoiminnan. Se loi myös kovaa kysyntää käsidesille ja kasvomaskeille. Kaksi yrittäjää kertoo, miten muutostilanteeseen reagoitiin nopeasti.

Korona pakotti nopeisiin toimiin: Yrittäjä vei yritystreffit verkkoon kuukaudessa

Anneli Komi myöntää, että epävarmuus nousi keväällä uusiin sfääreihin.

Porilainen perheyritys kasvoi kellarista miljoonaluokkaan: ”Kannattava kasvu on yksi yrityksen perusarvoista”

Fiblon on kokenut 40 vuoden aikana lukuisia muutoksia. Vaikka maailma muuttuu, vahva yrityskulttuuri ja yhteinen suunta ovat vankka perusta kasvulle.

Lataa lisää