Muutosten hallinta

Yhtiökokous haltuun: Yrittäjä, perehdy ainakin näihin 5 seikkaan

Yhtiökokous haltuun: Yrittäjä, perehdy ainakin näihin 5 seikkaan

Yhtiökokousaika lähestyy vauhdilla. Yrittäjän on syytä olla tietoinen ainakin yhtiökokouksia koskevista säännöksistä – lisäksi kokoukseen kannattaa varautua huolella. Asiantuntija kertoo vinkkinsä.

| |

Vilkkain yhtiökokousaika ajoittuu usein keväälle, sillä varsinainen yhtiökokous tulee lain mukaan pitää kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Koronaviruksen aiheuttama poikkeusaika on kuitenkin siirtänyt monen yrityksen yhtiökokouksen tuonnemmaksi. Määräaikaisen lain mukaan yhtiö voi pitää yhtiökokouksensa syyskuun 2020 loppuun mennessä, jos osakeyhtiön tilikausi on päättynyt aikavälillä 30.9.2019–31.3.2020 välisenä aikana. Määräaikainen laki on voimassa 31.10.2020 saakka.

Asianajotoimisto Applexin yhtiöoikeuteen erikoistunut asianajaja Janne Haapakari muistuttaa, että yrittäjän kannattaa varautua yhtiökokoukseen huolella koronaviruksesta huolimatta. Kun perusasiat ovat kunnossa, kokouskin sujuu helpommin.

Janne Haapakari yhtiökokous– Kaikkia yhtiökokouksia koskevat samat säännökset. Yksinyrittäjälle yhtiökokouksen pitäminen on usein lähinnä muodollisuus, mutta heti jos mukana on useampia osakkaita tai esimerkiksi sijoittajia, yhtiökokouksella on paljon suurempi tehtävä. Yhtiökokous tarjoaa osakkaille eräänlaisen näyteikkunan yhtiön toimintaan, Haapakari huomauttaa.

Järjesti yhtiökokouksen nyt tai myöhemmin kuluvan vuoden aikana, laki sanoo, mitä kaikkea kokouksessa pitää päättää.

Lue Haapakarin huomiot siitä, miten yrittäjän kannattaa varautua yhtiökokouksen pitämiseen – ja mitä kaikkea yhtiökokouksesta kannattaa tietää.

1. Yhtiökokous on lakisääteinen

Yhtiökokous koskee kaikkia niitä henkilöitä tai yhtiöitä, jotka omistavat yhtiön osakkeita. Käytännössä kyse on lakisääteisestä, vuosittain järjestettävästä osakeyhtiön kokouksesta, jossa yhtiön osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa, hyväksyvät yhtiön tilinpäätöksen ja valitsevat esimerkiksi yhtiön hallituksen.

Hyvä hallitus edistää yrityksen toimintaa ja tunnistaa kehityskohtia. 

– Vuosittaisen varsinaisen yhtiökokouksen lisäksi yhtiössä voidaan milloin tahansa järjestää ylimääräinen yhtiökokous. Lisäksi yksimieliset osakkeenomistajat voivat tehdä päätöksen sellaisesta asiasta, joka kuuluisi yhtiökokoukselle, myös kokousta pitämättä. Jos yhtiössä on sijoittajia, yhtiökokous on sijoittajalle usein ainoa paikka saada tietoa yhtiön toiminnasta, Haapakari kertoo.

Hän muistuttaa, että vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa on päätettävä myös taseen osoittaman voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille, hallintoneuvoston jäsenille ja toimitusjohtajalle, hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten palkitsemisesta ja valinnasta sekä tilintarkastajan valinnasta sekä muista yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.

2. Varaudu huolella

Yhtiön hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle, joten hallituksen on pidettävä huolta siitä, että kokous järjestetään ajallaan ja osakkeenomistajat kutsutaan sinne osakeyhtiölain mukaisia kutsuaikoja noudattaen.

Lisäksi hallitus tekee usein esityksiä yhtiökokoukselle kokouksessa päätettävistä asioista. Myös käytännön järjestelyistä täytyy huolehtia.

– Esimerkiksi nyt koronavirusepidemian aikaan moni yhtiö on järjestänyt osakkaille mahdollisuuden seurata tai osallistua kokoukseen etäyhteyden avulla. Tällä hetkellä on myös voimassa koronaviruksesta johtuva väliaikainen laki, joka mahdollistaa sen, että pörssiyhtiö voi pitää yhtiökokouksensa kokonaan etänä. Yksityisissä osakeyhtiöissä kokouksella pitää aina olla myös fyysinen kokouspaikka, Haapakari sanoo.

3. Rutiininomainen kokous vai näköalapaikka osakkeenomistajille?

Yhtiökokouksen luonne riippuu pitkälti yhtiön koosta. Monissa pk-yrityksissä yhtiön omistajat ovat myös yhtiön johtotehtävissä ja työntekijöinä. Tällöin yhtiökokous on enemmänkin rutiininomainen kokous, jossa päätetään osakeyhtiölain edellyttämistä asioista.

Haapakari huomauttaa, että parhaimmillaan yhtiökokous tarjoaa kuitenkin osakkeenomistajille mahdollisuuden tavata yhtiön johtoa ja käyttää osakkeenomistajille kuuluvaa kyselyoikeutta.

– Usein yhtiön varsinaista toimintaa suunnitellaan yhtiökokouksen ulkopuolella. Yhtiökokous on kuitenkin foorumi, jossa voidaan keskustella myös esimerkiksi toimialan muutoksista tai riskeistä, joita yhtiö voi jatkossa ottaa, hän kertoo.

4. Työnjako selväksi

Vaikka pienissä yrityksissä yhtiökokous ei ole samanlainen tapahtuma kuin suurissa pörssiyhtiöissä, kokous on kuitenkin pidettävä vuosittain.

Siksi pk-yrittäjänkin kannattaa Haapakarin mukaan tutustua määräaikoihin ja kokouksessa päätettäviin asioihin on huolella.

– Lisäksi on hyvä tehdä itselle selväksi, mitkä ovat sellaisia asioita, joista päättää yhtiön hallitus ja mahdollisesti toimitusjohtaja ja mitkä asiat puolestaan kuuluvat yhtiökokouksen päätettäväksi. Etukäteen tehdystä osakassopimuksesta voi löytyä hyviä vinkkejä tähän asiaan.

5. Aika päivittää hallitus?

Yksi yhtiökokouksen tärkeimpiä tehtäviä on yhtiön hallituksen valitseminen. Toimintaansa kehittävän yhtiön kannattaakin harkita hallitustyöskentelyn kehittämiseen panostamista. Esimerkiksi ulkopuolisen jäsenen ottaminen mukaan hallitukseen voi tarjota hyviä keinoja hallitustyöskentelyyn.

– Ulkopuolisten, yhtiöstä riippumattomien hallituksen jäsenten rooli yhtiön hallitustyöskentelyssä sopii paitsi pörssiyhtiöihin, myös pienempiinkin yrityksiin, Haapakari vinkkaa.

Fakta

3 x Janne Haapakarin vinkit onnistuneeseen yhtiökokoukseen

Selvitä. Ota ensin selvää yhtiökokoukseen liittyvistä säännöksistä ja määräajoista. Kun nämä ovat kunnossa, paperitöidenkin hoitaminen on helpompaa.

Huomioi hallitusammattilaiset. Pienissäkin yhtiöissä voi olla mukana ulkopuolisia hallitusammattilaisia, joilla ei ole omistusta yhtiössä. Ota huomioon, että omistajien lisäksi heitäkin voi kiinnostaa, mitä yhtiössä halutaan seuraavaksi tehdä.

Muista osakassopimus. Osakassopimuksella sovitaan osakkaiden keskinäiset pelisäännöt liittyen osakkeiden omistamiseen, luovuttamiseen ja päätöksentekoon. Osakassopimuksilla on usein sovittu muun muassa siitä, ettei kukaan vaadi yhtiökokouksessa vähemmistöosinkoa. Sopimusta tarvitaan siihenkin, että yhtiökokouksessa tiedetään, kenellä päätösvalta lopulta on.

Kriisiaikana sosiaalista vastuuta tarvitaan entistä enemmän

Yrittäjän tehtävänä on tarkistaa, että vastuullisuus on tekoja eikä pelkkää sanahelinää, kirjoittaa M Roomin toimitusjohtaja Markku Kosonen.

Konkurssista kukoistukseen – Uusi omistajaviisikko käänsi huonekalutehtaan suunnan

Nastolassa sijaitseva Selka sai yrityskaupan jälkeen uuden suunnan. Miten yrittäjät ovat johtaneet yrityksen kovaan kasvuun?

Elämysmatkailuyritys laittoi kohderyhmän ja tuotteet uusiksi, kun ulkomaalaiset turistit kaikkosivat

Korona seisautti ulkomaalaisten turistien matkailun, ja kohderyhmäajattelu oli käännettävä päälaelleen. Adventure by Designin Elina Hutton kertoo, miten yrityksen toimintaa on ajateltu uusiksi.

Työllistävä yrittäjä, hoida lomautus oikein – 5 vinkkiä

Lomauttaminen on väliaikainen toimenpide, jolla vastataan vähentyneen työn määrään. Tärkeää on hoitaa lomauttaminen oikein. Ota talteen asiantuntijan vinkit.

Kaikki alkoi pajuviljelmästä – Nyt Koiramäen Pajutalli kerää 80 000 kävijää vuodessa

Kun autotallin seinät alkoivat tulla vastaan, yritys siirtyi vanhalle maatilalle, jonka kunnostus vei vuoden päivät.

Kysyntä räjähti vuorokaudessa: näin yritykset vastasivat kovaan kysyntään

Korona tyrehdytti tuhansien yrityksien liiketoiminnan. Se loi myös kovaa kysyntää käsidesille ja kasvomaskeille. Kaksi yrittäjää kertoo, miten muutostilanteeseen reagoitiin nopeasti.

Perheyritys vei mukanaan: vahva johtajuus käänsi yrityksen tappiot voitoiksi

Kun Nina Zischka lähti Temalin toimitusjohtajaksi, moni asia uudistui. Millä keinoilla sukupolvenvaihdoksen ja uuden toimitusjohtajan aiheuttamasta muutostilasta mentiin läpi?

Yrittäjän visio sähkökiukaasta heräsi vuosien kehitystyön jälkeen eloon

Kun Aino-kiuas päätettiin uudistaa, yrittäjien ja verkostojen intohimo kiritti uuden tuotteen markkinoille vuodessa.

Skipperi kasvaa pelottomasti uusille vesille – ”Olemme uskaltaneet tavoitella riittävän isoja asioita”

Suomessa ja Ruotsissa suosion saavuttanut kaupunkivenepalvelu laajenee syksyllä Uuteen-Seelantiin.

Lataa lisää